大连理工大学仪器设备档案管理细则.pdf

大工档 〔2018 〕9 号 大连理工大学仪器设备档案管理细则 根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》 等法律法规和《大连理工大学档案管理办法》，结合我校实际情 况制定本管理细则。 一、仪器设备档案管理基本原则 （一）仪器设备档案是指学校固定资产的仪器设备，在其论 证、购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活 动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载 体材料，以及全套随机技术文件材料。 大型仪器设备（单价人民币10 万元及以上或被教育部或学校 明确界定为稀缺的仪器设备），均须建立仪器设备档案。 （二）学校在实验室与设备管理处设立仪器设备档案分室， 管理仪器设备档案，业务上接受档案馆指导、监督，并定期向档 案馆移交档案目录。 （三）仪器设备档案实行集中统一管理，确保完整、准确、 系统和安全，以利开发利用。 （四）仪器设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器设 备管理工作的重要环节。保证仪器设备文件材料的完整、准确、 1 系统，应作为设备管理部门的职责之一。 （五）实验室与设备管理处应确定一位负责人分管档案工作， 并确定专（兼）职档案员，负责仪器设备档案室的档案管理工作。 二、仪器设备档案归档范围 仪器设备管理和仪器设备在论证、采购、验收、使用、维修、 改造、报废各个环节中形成的对学校和社会当前与长远具有参考 价值和凭证作用的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目的依据性材料、 开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范 围和保管期限见附表。 本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除 研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设 备类档案要求处理。 三、仪器设备档案归档要求与立卷方法 （一）形成与积累 1.从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管 理性文件和技术性文件，均应归档到仪器设备档案室。 2. 学校的设备管理和使用部门都应指定专人负责仪器设备文 件材料的收集、积累、管理工作。 3.仪器设备使用部门要负责将仪器设备随机文件材料以及设 备开箱、调试验收、使用记录等文件材料移交到仪器设备档案室。 4. 仪器设备使用部门在大型仪器设备开箱验收时，必须对设 备文字材料和技术文件进行清点、验收，验收人员在验收记录上 签字并加盖单位公章。在办理设备建帐时，须提交验收记录和技 术档案，否则实验室与设备管理处不予办理仪器设备建账手续。 2 5.仪器设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加 副本。 （二）整理组卷 1.坚持由仪器设备文件材料形成部门立卷的原则。仪器设备验 收完成和进口设备索赔期满后，设备使用部门相关人员应及时将 形成的仪器设备文件材料整理组卷。 2.根据仪器设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和 载体形式等实际情况，坚持文件之间有机联系和便于利用查找的 组卷原则，将每项仪器设备的文件材料进行系统整理，组成一个 或若干个案卷。归档的仪器设备文件材料必须与实物一致并有成 套性。 3.将反映仪器设备购置概况的重要文件材料，如申购报告、批 复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理成案 卷，排放在案卷之首，其余仪器设备技术文件材料按仪器设备的 工作程序及重要程度，依次系统排列。文字材料在前，图表在后。 4.仪器设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外， 应放入特殊载体档案的专柜保管，并标明参见号。 5.拆除卷内文件中的金属物，用线装订。对破损的文件材料进 行修补。引进设备中专用文件夹，可以保持原状。图件按卷盒规 格叠成手风琴式。 6.全部仪器设备文件材料无论单面或双面只要有书写符号，每 面均为一页，每卷页号均从 1 开始，页号位置在非装订线一侧的 下角。对不装订的案卷，则在每件文件加盖上有单位名称、档号、 件号的戳记章并依次编写件号。 7.案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制