江苏大学数码照片档案归档指引.DOC

江苏大学数码照片档案归档指南 1归档范围 1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。 1.1.1 本单位组织或参加的重要活动的数码照片。 1.1.2反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数码照片。 1.1.3 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动数码照片。 1.1.4本单位荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的数码照片。 1.1.5本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片。 1.1.6本单位历届领导班子成员的数码照片 1.2 记录本校自然风光、楼宇建筑的数码照片以及本校楼宇建筑拆除（炸毁）前拍摄的数码照片。 1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大活动、重大会议、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。 1.4 其它具有保存价值的数码照片。 2 归档要求 2.1归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。 2.2对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、画面完整、方正。反映同一场景同一角度的数码照片一般只归档一张。 2.3归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式进行归档。 2.4归档的数码照片和照片组应附加文字说明。文字说明准备、具体、完整，应包括题名（由事由、人物、地点组成）、拍摄时间、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容。 照片组：有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。 2.5具有永久保存价值的数码照片档案，应转换出一套纸质照片同时归档。 3 归档照片的整理 3.1 分类和排列 3.1.1数码照片档案按“保管期限-年度-照片组” 3.1.2 3.2命名 数码照片文件采用“保管期限-年度-照片组号-照片号” 格式命名。 保管期限：分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、10年。 年度：为4位阿拉伯数字。 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。 照片号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。 Eg1：2012年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2012年第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：01-2012-0001-0001.jpg。 3.3 数码照片的存储 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行分类存储。一般应在计算硬盘建立“单位名称＋数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以“保管期限”和“年度”命名层级文件夹；在年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该“照片组组号＋照片组主要内容或者事由”命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加一个空格。 Eg2：某单位准备移交档案馆的数码照片档案统一存放移动存储设备中，其中2012年该单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2012年第一组照片，保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径下： **单位数码照片档案\永久\2012\0001 XX工作会议\ 4 归档照片的移交 数码照片在拍摄完成后应及时整理和归档，最迟在第二年寒假开学后与党政（文书）档案一齐归档。 江苏大学档案馆 2012年11月 附：数码照片档案移交单 照片文件名 （保管期限-年度- 照片组号-照片号） 题名 拍摄时间 摄影者 备注 移交单位（盖章）： 移交人： 接收单位： 接收人： 移交时间：