办公用品管理办法细则.doc

PAGE 13 办公用品管理办法（暂行） 一、目的 为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。 二、适用范围 公司内部所有人员。 三、管理部门 办公用品的管理部门是公司办公室，采购由办公室根据各部门及分公司需要实施采购。由公司总经理室监管执行。 四、日常管理 1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机等，同时遵守固定资产管理制度。消耗性办公用品包括签字笔、胶水、铅笔等进行以旧换新，并且根据岗位需求量进行领取。 2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。 3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。 4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。 5、属于个人使用的物品，如因使用不当造成损失的，由使用人全额进行赔偿。如因使用年限时间过长损坏，使用人需以旧换新进行申领。 6、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。 五、采购管理 1、公司所有办公用品的采购工作，统一由办公室负责，由总经理进行审批。 2、各部门及分公司应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，需填写《办公用品申领单》，交办公室进行审核，办公室根据各部门需要，统一进行审报，由总经理审核后进行采购。具体物品发放依据实际需要情况而定。 3、办公用品采购的一般程序为： A、办公室定期向各个部门统计需采购的物品，填写《办公用品申领单》（附表一）； B、办公室确认库存无可用或可替代的物品后，填写《办公用品采购预算清单》（附表二）并及时上报总经理审批后进行采购； C、办公室将物品发放给所需部门人员，领用人需在《办公用品领用登记表》（附表三）上签字确认； 六、用品入库 1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由办公室登记入库，财务部进行验收；对不符合要求的，由 采购人员负责办理调换或退货手续。 2、物品采购发票由财务部、办公室签字确认入库后，方可报销。 3、办公室须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。 4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。 七、办公用品的领用 1、一般办公用品的发放，由办公室依据《办公用品领用标准表》（附表四），在登记好《办公用品领用登记表》（附表三）后，直接发放给使用部门或个人。 2、领用时，领用人须在《办公用品领用登记表》（附表三）上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由办公室接待人员在《办公用品领用登记表》（附表三）上登记签字。 3、办公用品定期进行领用，每周原则上只需领取一次。 4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。 5、特殊办公用品的发放，应由办公室指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和管理。 6、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。 7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领用人应作出解释，否则保管员有权拒付。 八、办公用品的保管 1、办公用品由办公室统一保管。 2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。 3、批量购入的办公用品应及时入库存储，采购人员应做好验收及时入库，在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。 4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由办公室统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。 5、定期进行办公用品库存盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。 九、办公用品的使用 1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。 2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。 3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大