管理沟通第章-书面沟通.pptx

第五章 书面沟通;复 习 回 顾;知识技能目标;主 要 内 容;导入案例一：没有说清楚还是没有听清楚？;导入案例一：没有说清楚还是没有听清楚？;导入案例二：发送配件引起的整治;导入案例二：发送配件引起的整治;启示：处理不是目的，目的保证正常的执行到位。光有相关书面沟通函件的要求还不行，关键是执行中要严格要求，如果不执行，结果还是会造成损失，耽误事情。不是双赢，而是双损。 从以上实例和分析可以看出：在企业经营管理实践中，书面沟通函件不但重要，而且必要，对企业来说，应当采纳执行并监督执行到位。 ;第一节 书面沟通概述;11;正如美国管理学家克莱姆和史尼德指出的，管理者将他们89%的时间花在与沟通有关活动的事务上，其中59%花在“听”和“说”上，19%花在“读”上，22%花在“写”上。 因此，管理者必须精通书面沟通技能。;对组织内部而言??成立时需要拟定章程，制定规章制度，编制职务说明书等。日常管理中需要制定年度、月度计划，还有许多商务交流。 对组织外部而言，财务报告、市场调研报告、对外的商务交往信件与函件等书面沟通形式已成为连接企业与其外部环境之间的纽带。;14; 大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。这些报告简明扼要，原则上在一两页的篇幅内。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。 几个报告的回合，大部分问题已解决。假如问题依然存在，涉及各方会面，此时，大家都已经认真思考过同样的问题了，写作要求的精度有利于大家的思维过程，这样，即使开会，也会时间短，成效显著。;16;;18;上海曾经发生过这样一起办学广告纠纷：有一个中外和作办学的项目，涉及收费标准的问题。以前一直写一学年收费10000元，由于一部分学生一次性缴费有困难，因而校方考虑，在新的一学年里将收费改为一学期收费5000元。但广告登出时，却将一学期收费5000元误写为一年收费5000元。随即报名者纷纷涌来。这一书写差错造成了很严重的后果。尽管校方做出了解释，但仍然有许多人投诉，使得这一纠纷持续了三年。 上述案例告诉我们，管理过程中的书面沟通与一般的写作是不同的。;20; 2000年4月，黄先生承建北京某农业发展有限公司养猪舍七栋，承包工程款总计8．4万元。双方约定工程开工时，农业公司应首付黄先生总工程款的70％即58800元，但农业公司却只给付黄先生3万元，其余款额一直未付。2002年4月7日，农业公司由其会计乔女士签名为黄先生出具一张写有“还欠黄某工程款28800元”的证明，并盖有公司财务专用章。黄先生依此欠据将农业公司告上法庭，要求立即给付工程款28800元。 　　然而在法庭上，被告农业公司在承认欠黄先生工程款28800元的同时，提出此欠款已由当时经手人会计乔女士偿还了，并为黄先生出具了还款证明，“还欠黄某工程款28800元”中的还字应读为huán，故不同意黄先生的诉讼请求。 　　顺义法院认为：原告为被告承建养猪舍工程，被告应按约定给付工程款。被告为原告出具的证明，应视为欠款证明，法院对原告的请求应予支持；被告辩称此证明为还款证明，未提供相关证据证实，法院不予采信。最终判决被告北京某农业公司给付原告黄先生工程款28800元；案件受理费1162元由被告负担。;第二节 写作的基本过程;23;24;25;26;27;;亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……;亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……;31;32;33;;书面表达能力测评;书面表达能力测评;书面表达能力测评;38;今天下午我们会把你们8月1日的订货装船发运。 贵公司订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在8月8日抵达贵处。 不要强调你为读者做了什么。而要强调读者能获得什么或能做什么。以正面或中立的立场，强调读者想要知道的内容。 ; 您的定单…… 您订购的真丝服装…… （对公司：贵处订购的真丝服装（第03058号发票））…… 参考读者的具体要