档案管理制度资料.docVIP

xx电子城集团 编号 DZCX-2012-F-005 名称 档案管理制度（试行） 版式 2013，共45页，3.0 编制：档案部 制定： 批准： 生效日期 2013年1月14日 档案管理制度（试行） 总则 1.1 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 1.2 本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1.3公司全体员工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。 1.4 管理部门 档案部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下： 制定或参与制定档案工作的规章制度。 对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化，档案信息模块系统化、清晰化。 6）忠于职守，确保档案载体和档案机密的完整性和安全性。 7）开展档案管理员培训。 1.5公司及各部门、员工有保护档案的义务。 1.6员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好移交本部室或公司档案管理员，具体步骤如下：需填写《移交资料明细表》，见附件表1，由领导核查完毕后签字确认，交接至接收人进行核实检查无误后签字，最后经档案管理员确认。《移交资料明细表》一式两份，档案部留存一份，接收人留存一份。在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。 1.7 档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内通知集团档案部。 公司档案管理体制 管理模式 公司档案工作实行集中与分散管理相结合的模式。由档案部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。 公司设立三个档案管理点，分管各类文件、资料档案。人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务经营中心负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；档案部、信息部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。 各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由档案部定期归档统一处理。 各部门需配备兼职档案管理员具体负责本部室档案的收集、整理工作，并做好预立卷及定期向档案室移交的工作。 档案管理人员岗位职责 贯彻执行集团档案制度，建立健全本部室（公司）档案工作实施细则。做好档案的接收、借阅登记手续。 熟悉本部室（公司）文件材料归档范围和保管期限，做好本部室（公司）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对部室（公司）文件材料的齐全、完整、准确负责。 负责收集本企业全部档案，对其进行整理、保护、鉴定和统计，并有效和积极开发档案信息资源，为本企业提供各项便捷的服务性工作。 负责对本部室（公司）各类电子文件进行整理、著录，建立本部室（公司）的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作。 根据本部室（公司）不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写准确，卷内目录和备考表填写清楚。 主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交档案。 做好档案统计工作，按规定时间上报档案统计报表。 积极参加档案业务理论培训，不断提高档案管理水平。 做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部室（公司）文件材料。 负责本部室（公司）档案信息系统的管理和维护工作。 归档范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类： 办公文件：包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。 证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。 法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 公司的重大决议：包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。 计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。 总结性文件：包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。 批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。 凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。 汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领