部门活动经费管理办法.doc

[键入文字] [键入文字] 部门活动经费管理办法 规范目的：为有效激励员工，增加部门凝聚力，加强团队建设，同时规范各部门活动经费的使用， 特制订本办法。 适用范围：本办法适用于公司各部门。 定义说明：部门活动经费是指在专项设置的、部门负责人有权申请并支配的用于部门内活动的费用。 （本管理法办中提到的部门包含各中心、各门店） 编制部门：人力资源中心 职责与定义 活动经费申请及审批涉及的各部门主要职责。 总经理：负责公司年度活动经费预算总额的审批及预算外特殊活动的经费审批。 人力资源中心： 负责整个公司活动经费的预算及控制； 负责各部门年度活动经费使用的报销审批及监督管理。 财务中心：负责各部门活动申请经审批同意后的费用报销及当年度活动经费统计入账。 中心/ 部门： 负责各中心/部门活动年度经费申请； 每次活动经费的申请审批、报销； 组织及策划本部门团队活动计划； 本部门当年度费用的控制与管理。 活动经费控制与管理的主要负责人 人力资源中心：由人力资源总监为第一负责人，负责经费预算及总额控制； 财务中心：由财务助理总监为第一负责人，出纳负责费用报销审核，会计负责记账。 各中心/部门：由中心/部门第一负责人为主要负责人，负责本中心/部门活动经费的控制及管理。 活动经费的提取原则及使用原则 活动经费的提取 活动经费提取每月度提取1次，当年度1月份开始，至12月份为一个年度周期。 提取标准： 员工活动经费总额包括部门活动经费及公司活动经费两部分。 活动经费按上月末在职员工人数为节点人员，每人每月100元为统一标准。 部门活动经费的使用原则： 部门活动经费主要用于部门内部集体性的、团队性的活动，活动应有益于增加部门凝聚力，以团队建设为主要目的开展； 部门活动经费必须专款专用，包括组织各种聚餐活动、娱乐活动、体育活动等集体活动，不得擅自挪作他用； 部门为增加部门凝聚力，采取多样的活动形式组织部门活动，若活动中发放小礼品的金额不得超过20元/人/次； 部门须根据经审批的员工活动申请组织开展员工活动，不得随意更改； 部门至少每三个月组织一次集体性员工活动，一年不少于四次员工活动； 部门内小范围的活动，由部门第一负责人负责控制。 活动经费的使用办法 各部门根据团队建设需要组织策划团队活动，结合部门活动经费提取原则及实际需要，向部门第一负责人申请活动经费。 申请审批流程与报销流程 申请审批流程： 申请：由部门内专人提出活动申请； 审核：部门第一负责人及分管领导审核同意； 报销流程： 申请：由部门内专人根据财务报销制度提出报销申请； 审核：部门第一负责人及分管领导审核； 审批：人力资源中心负责人、总经理审批同意后方可报销。（附表1：活动经费使用报备单） 活动经费的管理 部门活动经费应在经费提取的额度内使用，当月未使用的经费可累计滚存到次月一并使用； 部门每次活动费用的报销不得超过100元/人/次，超出部分不予批准； 年度活动经费的结算不得超支，超支部分不予报销； 当年度未使用完的活动经费不可累计到次年度使用。 本办法由人力资源中心负责解释、修改，并监督其执行情况。 本制度自下发之日起实施。 附件1： 部门活动经费报备单 申请部门 申请日期 活动人数 活动经费 使用计划 活动负责人： 活动目的： 活动内容：□聚餐活动；□体育活动；□文娱活动 _______________ 费用预算： 参加人员： 其它说明： 审批流程 申请人 部门负责人 分管领导 人力资源总监 总经理 备注： 1.此表由人力资源中心留存，本部门可复印留存。 2.本次活动实际发生金额 _______________(人力资源中心记录)