办公室秘书件接待工作.ppt

接待工作 接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。属秘书部门的日常工作。 一、接待工作的内容 接待国内外来访的宾客； 洽谈、签约、工作交流等； 组织参观、考察、拜访等活动； 为合理要求提供服务等。 二、接待工作的类型 三、日常一般性个体接待 有约接待 事先准备 热情待客 礼貌引导 妥善处理 适时告退 三、日常一般性个体接待 三、日常一般性个体接待 清楚明确授权范围 妥善处理来宾事情 及时向上司汇报 您知道接待工作的原则与要求是什么吗？ 四、请您思考、发言— 第二节 接待工作的基本程序 一、接待准备工作 二、正式接待工作 三、宴请 四、会见、会谈 五、善后总结工作 一、接待准备工作 二、正式接待工作 一般程序 三、宴请 四、会见、会谈 第三节 接待礼仪 二、外宾接待工作 外宾接待的一般程序与内容 谢谢听课，再见！ 第十章商务活动与商务旅行 开放参观与签约仪式 庆典活动与剪彩仪式 新闻发布会 商务旅行 教学目的 通过教学使学生熟悉商务活动和商务旅行的基本内容，掌握商务活动和商务旅行的操作程序。解决商务活动和商务旅行的实际操作能力问题。 教学重点 会见与会谈活动、开放参观与签约仪式、庆典活动与剪彩仪式、新闻发布会以及商务旅行活动的准备工作及基本的程序与注意事项。 教学难点 会见与会谈活动、开放参观与签约仪式、庆典活动与剪彩仪式、新闻发布会以及商务旅行各项活动的拟定、筹划、准备、实施及技能实训。 第一节 开放参观与签约仪式 一、开放参观活动 （一）开放参观活动的作用 1、为组织与公众直接沟通提供机会 2、提高组织的透明度 3、增加社会组织的美誉度 4、促进组织自身的不断完善 （二）开放参观活动的操作流程 1、准备宣传小册子 2、放映视听材料 3、观看模型 4、引导观摩实物 5、中途休息服务 6、赠送纪念品 7、征求意见 （二）签字仪式的正式程序 1、签字仪式正式开始 2、签字人正式签署合同文本 3、签字人正式交换已经由各方正式签署的合同文本 4、共饮香槟酒互相道贺 第二节 庆典活动与剪彩仪式 一、庆典活动 （一）庆典活动的类型 1、开业典礼 2、周年纪念庆典 3、竣工典礼 4、本单位荣获某项荣誉的庆典活动 （二）庆典活动的准备工作 1、精心确定好庆典的出席人员名单 l）上级领导。2）社会名流。3）大众传媒。 4）合作伙伴。5）社区关系。 6）单位员工。 2、精心安排好来宾的接待工作 3、精心布置好举行庆祝仪式的现场 l）地点的选择。 2）环境的美化。 3）场地的大小。 4）音响的准备。 （三）庆典的具体程序 1、预备 2、宣布庆典正式开始 3、本单位主要负责人致辞 4、邀请嘉宾讲话 5、安排文艺演出 6、邀请来宾进行参观 二、剪彩仪式 （一）剪彩仪式的准备工作 1、剪彩的用具准备 剪彩仪式上需要用的一些特殊物品，如红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯等要事先准备，避免临场慌乱。 2、剪彩人员的确定 在剪彩仪式中，除了需要选定主持人外，还要选定剪彩者和礼仪小姐。 （二）剪彩仪式的程序 1、会场设立主席台 2、请来宾就座 3、宣布剪彩仪式开始 4、奏国歌 5、领导致辞 6、剪彩 7、陪同参观 第三节 新闻发布会 一、发布会前的准备工作 1、确定新闻发布会的主题 l）说明性主题 2）解释性主题 2、选定新闻发布会举行的时机 新闻发布会举行时机的选择是否理想，对新闻发布会的效果有着重要的影响。 3、确定新闻发布会举行的地点 l）本单位所在地。 2）事件发生地。 3）当地著名的宾馆、会议厅等。 4、确定邀请的对象 5、选择新闻发布会的主持人和发言人 6、预算会议所需费用 7、其他准备工作 二、新闻发布会的程序 1、签到 2、分发会议资料 3、宣布会议开始 4、发言人讲话 5、回答记者提问。 6、接受重点采访。 7、宣布会议结束。 三、发布会后的工作 1、了解新闻界的反应 2、整理保存会议资料 3、酌情采取补救措施 第四节 商务旅行 一、商务旅行的基本常识 （一）交通方式 常见交通方式有公路、铁路、船舶、飞机，有些旅行可能是几种方式的组合。 （二）宾馆类型 1、国内或国际连锁宾馆 2、本