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第一章 办公自动化基本概念 办公自动化(Office Automation，简称OA)是70年代首先在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是适应信息化社会的需要，基于软科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的。 第一节 办公活动的形成 办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要组成部分。在人类历史上，办公行为的出现，比人类有意识(而不是本能)地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代，人类已经懂得采用某些符号记录信息，作为对自然现象的总结和生活经验的积累。但是，这样的处理，仅囿于“私”(个人或家庭)的范围。而办公活动，是以“公”，也就是为“集体”办事作为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。例如，人们在分配猎获物时，便需要办公了。这就是说，在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类从树上活动为主转移到地面的、以打猎为主的生活，有简单的工具，有相对稳定活动地点的时候，就出现办公活动的萌芽。而形成一套正规的办公行为，则可以追溯到国家出现之前的氏族社会。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一书中引用摩尔根的材料时指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗：选举或撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互保护安全；举行氏族议事会，解决氏族间的纠纷；举行宗教仪式；组成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人的氏族间的事务活动，比这更为完备。这些活动，看来都属于办公的范畴。根据我国历史记载，距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，归氏族公有，氏族成员共同劳动、共同消费。在处理这些问题时，也需要有“办公”活动。 在国家形成之后，办公活动更空前增多。无论是战争还是和平时期；无论是军事、政治、外交、文化还是内务，都充满了办公活动。这样，经历了很长的一个历史阶段，虽然办公的内容和手段都在不断变化，但办公行为却逐渐形成一套比较确定的形式。不同的国家，不同社会制度，甚至不同的部门或行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同，但我们仍然可以总结出若干共同点，从几个方面对办公活动加以阐明。 第二节 现代社会办公活动的描述 社会中各种活动单位，其活动内容都可以用不同的流程来描述。例如，一个工厂，有三个主要环节：生产、动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流和信息流。一个机关或管理部门，有两个环节：事务处理和决策，对应一个流程：信息流。当然，这只是大致的说法，具体到某个单位，还可以作更具体和更细致的分析。 从总的来看，办公的核心是实现管理，大到国家(包括国际事务)，小到基层单位，都是这样。而实现管理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。我们可以比较一下，工人的工作对象是产品，农民工作的对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对象都是具体的；而办公人员呢？他们的工作对象不是具体的物质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。他们固然不同于工作在生产第一线的体力劳动者，就是与从事科学研究的脑力劳动者也有很大区别，形成一类独特的专业活动。那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，可以分为： 书面信息的接收与处理：包括公文阅读、文件批示、资料存档、计划制订、回答查询等。 书面信息的生成与处理：包括草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍照等。 书面信息的传递和管理：包括电报、电传、文件资料的收发、保存、复制和检索。 口头信息的生成和处理：包括开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、讨论等。 口头信息的传递和管理：包括电话、录音及广播等。 办公资料的运用：包括时间安排、设施调度与计划执行、检查等。 若从行为的性质来看，在“办公”这个大前提下，办公行为可分为两大类型，即信息的事务性处理和信息的研究性处理。 信息的事务性处理：即对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显。例如，公文的阅读和传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成一般的交办任务等。这类活动一般由中下级办公人员执行。 信息的研究性处理：即运用人的思维活动对信息进行分析(也就是一种特殊的加工)，并作出指导行动的决择。一般表示为决策过程：研究、分析、比较、判断、决心、反馈、修正等行为。其结果是使信息大大增值。这类活动一般由职位较高的中上层领导人进行。 办公行为按表示方式来划分： 信息的采集与编辑：包括听取汇报、阅读报告、记录；书写起草公文，文字处理，计算，思考，讨论；决策等。 信息传递：依赖工具与载体进行信息的分配与发送，包括声音、文字、图像等，属于间接传递。而人与人的直接对话，如会议、面谈等，属于直接传递。