电子档案专题讲座-电子文件与电子档案管理.ppt

为什么要使用文档一体化管理软件 纸质文件在电脑中存有备份 案卷目录打印量大 文件查找不方便 向档案部门移交费时、费力 电子档案专题讲座 电子文件与电子档案管理 内容提要 电子文件的形成 电子文件的特性 电子文件的管理 电子文件的归档 电子文件的形成 1 科技的进步，推动了电子计算机技术的飞速发展 1 第一代电子管计算机 2 第二代晶体管计算机 3 第三代集成电路计算机 4 第四代大规模集成电路计算机 二、电子文件的形成和定义 图书 图纸 二、电子文件的形成和定义 图形 图像 电子文件的定义： 在计算机系统中生成的社会活动记录，即以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件，称之谓电子文件 电子档案的定义： 是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 三、电子档案定义解释 电子文件 应用软件 相关数据 电子档案具备3要素 电子文件：螺纹配件.dwg 支持软件：AUTOCAD制图软件 文件标注：载体类型 文件格式 产生日期 光盘 DWG 2009年5月 考考你？ 关于2009年档案人员岗位培训的通知.doc，这份电子文件的支持软件是什么？相关数据有哪些？ 岗位培训人员签到薄.xls,这份电子文件的支持软件是什么？相关数据有哪些？ 电子文件的特性 电子文件的9大特性 1、电子文件是数字化的信息形态 2、电子文件对设备的依赖性 3、电子文件载体的非直读性 4、信息与载体相分离性 5、物理结构与逻辑结构关系的复杂性 电子文件的9大特性 6、电子文件对元数据的依赖性 7、电子文件信息的共享性及不安全性 8、电子文件的高保真性 9、电子文件的易修改性 1、电子文件是数字化的信息形态 键盘?电脑主机?显示器、打印机等 16位二进制数字 01010101010 2、电子文件对设备的依赖性 PowerPoint软件 Excel 软件 Word 软件 3、电子文件载体的非直读性 5 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性 正文内容 图形内容 5 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性 电子文件的其它特性…. 电子文件的管理和收集积累 电子文件的分类 按电子文件的载体类型划分 按电子文件的形态划分 按电子文件的功能划分 按电子文件的载体类型划分 文件类别 代码 光盘文件 GP 磁盘文件 CP 磁带文件 CD 按电子文件的形态划分 文件类别 代码 文本文件（Text） T 图像文件（Image） I 图形文件（Graphics） G 影像文件（Video） V 声音文件（Audio） A 程序文件（Program） P 数据文件（Data） D 文件类别 通用格式 文本文件 XML、DOC、TXT、RTF 表格文件 XLS、ET 图像文件 JPEG、TIFF、GIF、BMP 图形文件 DWG 影像文件 MPEG、AVI 声音文件 WAV、MP3 按电子文件的功能划分 稿本 代码 草稿性电子文件 M 非正式电子文件 U 正式电子文件 F 电子文件的收集积累 电子文件的收集积累范围（4部分） 电子文件的收集积累要求 文字型　图片型　影像型　声音型　 通用格式　非通用格式 电子文件的归档 电子文件的归档 电子文件归档前的查检 电子文件归档的要求和标准 电子文件登记表(表A1，表A2)P466页 归档电子文件移交、接收检验登记表(表A3) 归档电子文件登记表(表A4、A5、A6) 电子档案管理一体化软件 清华紫光 档案管理软件 博通 档案管理软件 泰坦 档案管理软件….