商务书面沟通培训课件.pptVIP

第五章 商务书面沟通 第一节 商务书面沟通概述 进入信息时代以后，各商务领域、系统中前所未有的问题也纷至沓来，使得现代商务活动变得更为纷繁复杂。 在此背景下，如何开展有效的商务书面沟通，如何寻求提高书面写作能力的有效途径已成为现代商务活动的重要话题。 一、书面沟通的优势 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。 书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。 书面材料可以配合口头表达使用。 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。 二、书面沟通的缺点 书面沟通方式对沟通者的要求比较高 书面材料的准备比较耗时 书面材料不利于反馈 书面材料缺少非语言信息 三、有效商务书面沟通的特征 内容正确、完整 语言清晰、简洁 较强的时效性 三、商务文件写作的原则 一、使用规范的语言和格式 由于缺乏非语言信息线索和有效的反馈，误解是书面沟通中最常出现的沟通障碍。 为了避免产生误解，在商务文件写作过程中要尽量采用规范的语言。 二、根据不同的需要使用不同的语言风格 正面的文件 正面的文件指阅读者愿意阅读和接受的文件。 写作这类文件时要注意采用积极、愉快的语气和词汇。 中性的文件 中性的文件是指阅读者以中立的态度来阅读的文件。写作这类文件时要注意采用中