中小企业文档管理系统的设计与实现开题报告.doc

杭州电子科技大学 毕业设计（论文）开题报告 题 目 中小企业文档管理系统的设计与实现 学 院 专 业 姓 名 班 级 学 号 指导教师 综述本课题国内外研究动态，说明选题的依据和意义 随着科学技术的高速发展, 信息化对人类社会的影响不断增强，企业日程办公过程也面临着越来越多的信息，这里的信息涵盖了各类电子文档如报表、合同、产品手册，还有各类视频、音频、图像等多媒体的电子文档。文档作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的文档管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时文档管理工作不被削弱，建立一套适应公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的文档管理系统，使得管理文档工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的作用。传统文档管理模式是采用人工管理，通常采用纸质文件格式，它是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次，文档采用人工管理存在很多问题：存放纸质等实物文档占地面积大，对温度、湿度等环境条件要求高，文档容易丢失、损坏，不易查找，不利于共享，管理效率低下，无法适应于当前对文档管理的需求[1]。而电子文件则可以随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或刻录在光盘中。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。因此，中小企业的文档实行电子自动化管理具有重大的意义。 现在国内外有很多企业文档管理的软件，采用的技术也是多种多样，而且拥有许多带有图形化界面的文档管理信息系统。这些文档管理系统以其高质量和高安全性一直享有相当好的口碑，但是这一类软件结构复杂，价格高、语言的障碍等诸多原因，大多数用于大型企业，不便于在我国中小企业迅速推广，所以我们应该开发出拥有自主知识产权的高水平软件产品，为管理做好强大的支撑平台[2]。现在，建立在计算机网络基础之上的企业内部文档管理系统的应用和概念正逐渐的进入人们的生活，向文档管理信息化管理更进了一步。 大企业具有丰富的资金和资源，能够投资大量资金在高端的文档管理系统，极大巩固其占领市场的能力。而中小企业面临资金相对短缺，资金相对缺乏的境地，不仅同样需要文档管理系统以提高信息化能力，更需要功能适合的小型文档管理信息系统。所谓的电子文档管理系统，通俗而言就是一种用于PC文档管理的软件。它以知识管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，将现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具高度集成而开发的一款OA软件系统[3]。它的实施能够提高工作效率，加强工作的沟通与协作，实现企事业单位的高效管理。据调查国内很多中小企业由于各方面原因，暂时还不能够配备数据库管理系统，经过需求分析得知，他们没有配备数据库管理系统的主要原因有两方面，一是经费问题，二是目前在一些管理工作人员计算机水平相对较低，不能进行较复杂的操作。所以如果能够开发一套合适的，操作又相对简单的企事业内部文档管理系统，对国内这些中小企业的发展来说是具有重要意义的[4]。 在当前信息产业的强烈影响下，企业的发展都在发生着变化，主要一个方面就发生在管理信息系统上[5]。企业内部管理有多方面的需要，使现在的企业不得不建设管理信息系统，虽说现在已经有很多成型的办公自动化系统，但是多数是基于C/S结构开发的。这种系统的缺点是用户界面不够友好、不利于部门间的交流、数据冗余度大、效率不高、而且安全性方面也存在诸多隐患，所以现在系统模式由C/S向B/S转型已迫在眉睫。而文档管理系统正是信息技术在公司里管理最典型的应用。文档管理系统基于网络技术，使办公室对文档的管理工作逐步信息化，从而形成由办公室人员与办公室设备共同构成服务于某种目标的人机文档处理系统，因而可以将跨地区的各个部门紧密连接在一起，从而达到对文档的实时共享，可以最大程度地发挥各级人员的工作效率[6]。 综上所述，这样的管理系统对于企业的发展有着很大的帮助，有必要开发出适合中小企业特点的文档管理系统来解决我国中小企业大量的电子文档的管理问题。 二、研究的基本内容，拟解决的主要问题： 2.1 研究的基本内容 本毕业设计使用计算机网络技术及数据库管理技术，为中小企业开发一个文档管理系统，以实现企业文档方便快捷的管理，提高了文档管理人员规范性和效率。该系统的功能模块如图1、2、3所示。 图1.系统功能模块图 图2 前台功能模块图 图3 后台功能模块图 系统功能模块