2019年企业档案管理的理念与方法.ppt

中国人民大学 档案学院 宫晓东 E-mail : zuishig@ 企业档案管理的理念与方法 中电建档案业务培训专用 目录 将一个岗位的职责，改变成为一种管理体系 企业档案管理体系的构建 文件运行过程的控制与归档标准的细化 档案分类与编号方式的改进 保管期限到期后的再鉴定 档案库房管理 技能竞赛说明 将一个岗位的职责，改变成为一种管理体系 一、目前在企业档案工作存在的问题主要来自四个方面的影响： 1.传统观念的影响 2.体系化建设的影响 3.精细化管理的影响 4.现代化技术的影响 档案管理具备全员性和全过程性的特征。档案管理的全员性，即指企业中凡与文件材料形成、办理、使用和归档相关的岗位任职人员，都具有合规合法地形成和处置文件材料的职责，企业应当将这类职责纳入其岗位责任制并加以考核。档案管理的全过程性，即指在企业各项工作的过程中，特别是在文件材料处理的关键性结点上，都应当有明确的管理内容和管理要求，以维护企业信息处理渠道的通畅与高效，从而保证企业活动的正常运行。 档案管理的全员参与和全过程控制，是企业档案管理体系建设的基础和前提。 二、档案管理体系建设的意义 档案管理体系，是企业依法履行档案管理职责和活动的整体化工作平台。涉及档案管理体制架构、档案人员队伍培养、档案工作机构和工作岗位、档案工作制度和标准、档案信息管理系统、文件材料形成过程控制、文件材料归档管理、档案分类整理和编号标识、档案价值鉴定、档案保管、档案信息资源配置与开发利用、档案信息安全、档案工作数据统计分析等诸多要素的统筹、协调、完善和功能最大化。 在企业等基层单位开展档案管理体系的建设，具有十分重要的实践意义： 1． 档案管理体系建设，有助于改变将档案工作当作档案部门或档案岗位“一家”之事的狭隘观念，尊重了档案信息资源产生、管理、利用过程的运动规律，为实现档案管理的全员性、全过程性搭建了工作平台； 2．档案管理体系建设，有助于将体系内的各种要素统筹配置，为企业管理体制与档案管理体制之间的协调，档案管理体制与档案制度标准体系之间的协调，档案制度标准与档案信息管理系统之间的协调，档案信息管理系统与档案各项业务工作流程之间的协调，文件材料形成与档案管理之间的协调，各类档案管理标准和管理细则之间的协调，以及档案管理体系自身的改进和完善，提出了明确的目标和具有操作意义的任务。 3．档案管理体系的建设，有助于档案工作精细化程度的提升，通过将国家有关档案工作的规定和标准与企业的实际情况加以结合，并配以文件材料的清理排查，明确与档案管理有关的各项职责，制定出具有实际操作功能的档案工作标准和管理细则，并将其有效地嵌入档案信息管理系统之中，从而使档案管理的每一项工作都有明确的要求，都有明确的目标，都有明确的检验标准，改变粗放式的管理方式，建成责任明确、标准详细、指引清晰、流程受控、数据翔实、管理科学、利用高效、运行流畅的新型档案工作模式。 4．档案管理体系的建设，有助于档案人员队伍的培养，促使档案人员着眼大局，更新观念，注重协调配合，全面掌握有关知识和技能，从传统的经验式管理理念中解脱出来，将过去“事依附于人”改造成为“人依附于事”，最终使档案工作由一个岗位的职责，改变成为一种科学的管理体系。 档案管理体系的构建 一、档案管理体制的改进 传统企业档案管理体制 改进之后的企业档案管理体制 二、档案工作制度建设 三、文件生成业务流程（系统）、档案管理业务内容、档案管理业务流程和档案信息管理系统的建设 1．文件材料生成业务流程（系统）。 文件材料生成业务流程（系统），是企业数据产生和运行的基础，目前已大都纳入各自相应的信息管理系统之中。档案管理体系的建设主要关注这些业务流程（系统）中的文件材料闭合结点，同时提出其与档案业务环节衔接的要求。 2.档案管理业务内容和业务流程。 档案管理业务内容和业务流程的设计，是档案管理体系建设的重点内容，一般均在各项档案管理制度中予以体现，并应嵌入档案信息管理系统之中具体运行。 3.档案信息管理系统。 档案信息管理系统是企业开展档案管理的计算机技术集成平台，也是目前档案管理实践活动的主要手段和工作环境。在档案管理体系建设过程中，档案信息管理系统的建设具有综合性的特点 。档案信息管理系统的建设，也要求档案人员必须解放思想，更新观念，了解和掌握现代化管理环境下的档案工作已由过去注重档案实体管理转变为档案实体管理与档案信息资源管理兼顾的这种时代特点，勇于探索，切忌固步自封和经验主义，加快实现手工管理向自动化管理的过渡。 4. 档案人员和档案管理设备设施。 档案人员是档案管理体系的主体，是控制该体系正常运行的核心力量。伴随着档案意识的提升和档案作用的不断发挥，档案人员的从业条件和任职定位也在不断调整和提升。在档案管理体系的建设过程中，对档案人员的队伍