时间管理与差旅服务讲义.pptVIP

（三）注意事项 1.飞机行李托运 2.旅途中转 3.尊重习俗、掌握礼节 4.了解出访国使用的语言 四、公务旅行期间和返回后的服务 (一)时间管理和交通安排 (二)热情接待来访客人 (三)保持良好的通信联系 (四)注意上司的安全和健康 (五)处理外出公务活动的资料 (六)结算旅差费用 思 考 题 1.办公室如何避免或消除拖延时间的现象？ 2.简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。 3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。 4.假如你的上司即将出国旅行，请列一份出国旅行事务办理清单。 案例分析 下面是×公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务，请根据时间管理的方法，排列处理它们的先后顺序。 1. 总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量时间,要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。 2. 今天下午××国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国销售的具体事宜(意向书已于5月上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。 3. 本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书学专业学生的“实习基地”,人力资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长期协作关系？ 4. 通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理)后天陪同总经理去东北出差。 5. 发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。 6．省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的通讯,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印件加盖公章后传真过去。 7.总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。 8.海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化部主任是否参加(每人入场费用为350元)。 9.总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。 10.10天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函问本公司是否需要优惠集体入场券(折扣为票价的60%,每张价格为90～180元),如果不回电,视作放弃。 9. 订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电话即可）。 4. 只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需要立即做陪同出差的准备。 5. 只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此事实际上具有较强的时效性。 8. 问总经理是否派人参加(建议不派人参加,因为可以找到有关书面资料)。不很重要但也有一定时效性，请示此事只需要几分钟。 某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事项,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响以下某些重要且紧急的事情的办理。 6. 将报道稿打印出来交总经理,约10分钟，但领导审核可能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先（在处理以上几件事情后）办理。 2. 谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需2小时）,必须在上午处理完毕。 10. 既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理,估计总经理对此不会感兴趣。约3分钟可完成。 7. 转告人力资源部,可以请大学教师来主讲。 (下午) 此事比较重要，也有时效性，如要承担，需要较长时间准备。 3. 向人力资源部解释,为保商业机密,不宜接纳秘书实习生。此事比较重要但不紧急，可放到下午处理。 1. 这件事很重要，但不紧急，需要很长时间才能完成（因为要调查本公司会议状况和产生原因，可能还要询问专家等），当天无法完成。 建议的办理顺序如下9.4.5.8.6.2.10.7.3.1。 在秘书的准备工作，常识的具备也是必须的，如普通双频手机在国外不能用等就应该要知道，要把这个情况及时告之上司，我们常说秘书是“杂家”，也包括了一些常识秘书必须要熟识，这是秘书的职业特点所决定的。 上司公务旅行，秘书的准备工作是很多的，无论作什么样的准备工作，秘书一定要细心周到，任何事情都要想在前，以保证上司的公务差旅顺利进行。 第三节 差旅服务 一、差旅服务概述 （一）差旅服务的概念 差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方面服务。 公务旅行有两种类型： 下基层——到所领导的地区或下级单位调查研究、布置任务、检查