第一章 哈佛经理会议通则.pdf

第十一单元哈佛经理手册 我们的大厦宽敞而开放，它向一切人开放，无论他们是持相 同意见还是持反对意见。 ——林顿·B·约翰逊 忙碌和紧张，能带来高昂的工作情绪；只有全神贯注时，工 作才能产生高效率。 ——松下幸之助 在哈佛经理交流信息、制定战略、下达命令的过程中，会议 是一个有效的但不是必需的手段。一个成功的哈佛经理的每个会 议既是最必要的也应是最有效的。 ——编者 哈佛语录 在一个管理系统中，效率的降低有时是由于单个领导执行者 或团体领导执行者的情绪动摇的结果。 吉诺夫 有两种效率：一种只是表面上的效率，而且只是通过纪律约 束才在组织中产生的。它只是另一种真正的效率的模拟。 1 迪克·卡尔森生产率和创造性一样是取得进步的主要工具。 伊桥俊彦 第一章 哈佛经理 会议通则 一、会议准则 会议的特征 会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥 特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下 列五项功能中的某一项或某几项： ①提供信息；②汇集信息；③解决问题；④宣传政策；⑤培 育训练。 会议只是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种极 端的态度!热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；厌恶会议的人则将会议看 作浪费时间与浪费精力的一种活动。他们也能够举出许多耸人听 闻的理由，来支持自己的见解。在这两类人士之中，厌恶会议者 似乎比热衷会议者更多，极具讽刺意味的是：诅咒会议的人往往 是些最不懂得开会，甚至是最喜欢滥开会议的人! 2 客观地说，会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。因此， 我们有必要恢复会议的真面目。 热衷会议的人总是强调会议的必要性，甚至认为它是不可缺 少的。这未免言重了，因为就算不召开会议，一个机构照样可以 存在下去，更何况我们总能找到一些可以取代会议的途径。 让我们探索一下不用开会，却照样可以发挥会议功能——提 供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练——等诸种 途径。 1　提供信息　 我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交 流。这样做，显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人 们对书面的东西有时不一定看，就算看了也不一定能完全理解。 从这种意义来说，则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在 会议中，主席不但能当面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器 材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。 2　收集信息　 召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方 法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如 果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出 3 去。另外，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这 样做效果极佳。 3　解决问题　 当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也 可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫 度不高，同时主管希望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部 属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案，不但可让部属感受 到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。 4　宣传政策　 当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采 取三种途径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、 凭开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个 别宣传那样有说服力，因为若采用面对面方式，则主管可根据每 位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否，最主要 考虑在：与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效果。假如 主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若 主管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或