央企公文管理规定.doc

7A版优质实用文档 PAGE PAGE 53 7A版优质实用文档 央企公文管理规定 1目的 为了规范公文处理，加强公文管理工作，提高公文办理质量和效率，制定本规定。 2范围 本规定适用于公司机关及所属各单位公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等方面的工作。 3术语和定义 3.1公司公文 本规定所称公司公文，是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家方针、政策，贯彻上级决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。 3.2电子公文 本规定所称电子公文，是指由电子公文系统生成和处理、以数字代码形式记录信息，并通过电子证书、电子公章等技术确认其真实性和准确性的文件。 4职责 4.1办公室（党委办公室）（以下简称办公室） 4.1.1是公司公文处理的管理部门，是电子公文系统的行政管理部门； 4.1.2负责对各部门公文处理工作提供业务指导，对公文处理管理人员进行业务培训； 4.1.3负责协调和统一电子公文系统所涉及的业务流程与业务需求； 4.1.4负责审核、批准、申报各单位电子公章及电子签名； 4.1.5负责为各单位安全、高效地应用股份OA提供业务指导。 4.2生产运行处 4.2.1是电子公文系统的技术支持部门； 4.2.2负责收发文流程的建立； 4.2.3负责公司机关各部门公文管理人员的授权以及电子公章、电子签名的制作； 4.2.4负责公司所属各单位系统管理员的授权； 4.2.5负责对机关各部门的公文管理人员和公司所属各单位的系统维护人员进行培训。 4.3所属各单位办公室 负责本单位的公文处理工作。 5管理内容 5.1总要求 5.1.1公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和企业关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密及企业商业秘密的安全。 5.1.2公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。要配备政治水平高、业务素质好的员工担任专兼职文书管理人员，并保持人员的相对稳定。 5.1.3工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 5.2公文处理原则 公文处理应当遵循准确、及时、高效的原则。 a)凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发公文（函）。 b)凡是可以部门公文（函）解决的问题，不发公司公文（函）。 c)凡是可以用便函解决的问题，不发正式公文。 d)凡是可以用电子公文解决的问题，除有保密要求的外，不发纸质公文。 e)属部门职权范围内的事务，不以公司名义行文或者批转、转发。 5.3发文管理 5.3.1公司及部门发文范围和方式 5.3.1.1公司发文 凡属公司重大事项，重要活动，重要工作举措，向上级机关报送请示、报告等，印发公司文件。 5.3.1.2部门发文 凡属公司各部门职权范围内的工作事项可以印发部门文件。主要包括以下几种情况： 印发有关通知、通报； 对所属各单位有关事项进行批复； 印发工作要点； 印发表彰决定。 5.3.1.3其余日常业务联系、商洽工作的事项均以部门函件或便函形式印发。 5.3.2公司各部门发文行文规则 5.3.2.1公司正式对外行文，办公室负责审查。 5.3.2 5.3.2.3发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 5.3.2.4会议通知 a)公司工作会议、领导干部会议等一类会议以及以公司名义召开的年度专业会议等二类会议的会议通知，以会议通知或办公室部门文件印发； b)部门组织召开的业务性会议（三、四类会议）的会议通知，以部门函件或便函印发，不发部门正式文件。 5.3.2.5会议纪要 a)由公司领导出席并主持，或公司领导出席、委托专业部门负责人主持的会议，以及要主送非公司所属单位时，启用“公司会议纪要”模板。 b)机关职能部门组织召开业务专项会议，形成的会议纪要、工作部署等，应以部门文件印发。会议纪要标题不能使用通用标题，如“×××处会议纪要”、“×××筹备组会议纪要”，应明确会议内容，如“关于×××有关事项的会议纪要”。 c)公司所属各单位办公会、生产例会、党委会以及一般会议，要分别设置会议纪要文头，避免混杂在一起。 5.3.2.6呈批件 呈报公司领导的工作事项，选择“公司呈批件”流程；呈报部门负责人的工作事项，选择“部门呈批件”流程。 5.3.2.7转发集团公司、股份公司、专业公司印发的公文，如需所属各单位贯彻执行，应将原件翻印或直接通过电子公文系统扫描印发，并结合实际提出切实可行的贯彻意见。 5.3.3草拟公文 5.3.3.1草拟公文要求 a)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、措施、规定等，要切实可行并加以说明； b)情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短； c)公文的文种应