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会中的服务与组织 思考： 会议秘书在会中应做好哪些工作？ 会务工作流程图2（会中） 会议服务与组织工作 一、组织报到和签到 两种会议须会前报到——代表大会或重要的工作会议；有外部人员参加的专题性会议。 (一)接站和引导 1．接站。 （1)充分掌握与会者情况，避免错接和漏接。 (2)接站现场及交通工具标志要醒目 3.引导 会间工作人员为与会者指引会场、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。 2．报到：指与会者在到达会议活动所在地时所办理的登记注册手续。 一般在大会会务组的房间进行， 报到要尽量从简 报到注意事项： (1)查验证件，确认与会者的参会资格； (2)请与会者在登记表上填写个人姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、联系地址、电话、邮政编码等有关信息，以备编印通讯名录。 ××××会议报到登记表（200×年×月×日） (3)统一接收与会者随身带来的需要在会上分发的材料，经审查后再统一分发 (4)分发会议文件及有关材料（装袋）。 案例： 志远股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进生产设备的问题。秘书张志负责为与会董事准备会议所需文件资料，因为有多家国外公司竞标，所以材料很多。 张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。 有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是，张志就没有准备他们的资料，不想，正式开会时，其中的两位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。 思考分析： 1、秘书张志的工作有哪些不足？原因是什么？ 2、如果让你准备这次会议所需文件资料，你会怎么做？ 3、你从中吸取了什么经验教训？ 一是会议资料数量要适中，留有充分的余地； 二是根据会议议程或日程安排顺序装袋； 三是最好据此情况列出一份会议文件（资料）清单，便于与会者对照阅读。 四是重要文件必须履行签收手续，分发时要编号、登记； 五是会后需要退回的文件（征求意见稿、保密性文件等）应附上一份文件清退目录；嘱其妥善保存，会后退回。 六是重要而又需事先送达与会者的文件，应派专人专递、传真、特快专递等送达。 注意： 除正常的会议文件外，还应有会议日程表、与会者名录及房间安排表、会议代表证、人员分组表、就餐桌号、集体合影位置图等。如果安排参观考察、旅游和文艺活动，还应有乘坐车的车号和观看演出的门票。 (5)预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。 （6）登记与会者返程的时间、车次(软卧、硬卧还是硬座)或飞机的航班，并预收车(机)票费；向与会者解答会议的有关问题并提醒应该注意的事项。 （二）签到 1．签到的作用。 一是可以检查核对与会人员， 二是可以统计到会人数。 三是留下第一手签到记录，为以后的查考提供历史凭证。 2．会议签到的方式。 (1)簿式签到——适用于小型会议或各类庆典和仪式 (2) 卡片式签到——适用于大中型会议和重要会议 (3) 电子签到——常与卡式（磁卡）签到配合使用 （4）表式签到 （5）秘书代签 3．签到表的格式。 同一个单位或同一类会议的签到表应当统一格式。 (1)标题。 (2)正文。 ①会议名称。 ②主办单位。 ③举行时间 ④举行地点。 ⑤应到单位名称或应到人姓名。 ⑥与会者签名。 二、做好会议记录 思考：所有会议都应做记录吗？为什么？ (一)会议记录的含义、作用 1．含义：是会议客观进程原始、真实信息的记载 2、作用 (1)为日后查考、研究会议提供第一手材料。 (2)在一些法定性会议中，会议记录经发言者和会议领导确认签字后，具有法律效力。 (3)便于领导及时、全面了解和掌握会议的进展情况和动向。 (4)为形成决定、决议、会议纪要等最后文件打好基础。 (5)经会议领导和发言者同意，可散发会议记录整理稿，以便传达和学习会议精神。 (6)图像类会议记录还可以用于会议宣传报道。 (二)会议记录的格式和内容 1．标题。 (1)专用性标题。 如“x x公司行政办公会议记录” “x x学会第x次理事会会议记录”。 (2)通用性标题。 适用一般会议，只写“会议记录”即可。 2．首部(会议概况) (1)会议的名称。 (2)会议时间 (3)会议地点 (4)会议召集人或主持人（姓名和职务,甚至单位名称） (5)参加人员（出席人、列席人、旁听人等） (6)缺席人员 3．主体。 (1)会议的议程和议题。 (2)发言情况_重点，包括发言人姓名和发言内容 (3)会议结果_对议题的通过、缓议、撤销、否决等 (4)会场情况_会期会场内发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况。 4．尾部。 (1)记录人。 (2)审核人。 (3)发言人。 (4)法定的签字人员。 x