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常用公文写作基础知识 一、公文概述 公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政 管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材 料。 二、常用商务公文种类 （一）请示 下级向上级请求决断、指示或批准事项所使 用的呈批性公文。 1、请示的特点 （1）针对性。只有本单位权限范围内无法 决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事 安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情 况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示 上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示” 具有很强的针对性。 （2 ）呈批性。请示是有针对性的上行文， 上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否， 都必须给予明确的“批复”回文。 （3 ）单一性。请示应一文一事，一般只写 一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也 只能用抄送形式。 （4 ）时效性。请示是针对本单位当前工作 中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准 的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解 决。 2、请示的分类 根据内容、性质的不同，请示分为以下三 种： （1）请求指示性请示。 （2 ）请求批准性请示。 （3 ）请求批转性请示。 3、请示的结构、内容和写法 请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各 部分的格式、内容和写法如下： （1）首部。主要包括标题和主送机关两个项 目内容。 ①标题。请示的标题一般有两种书写方式： 一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如 《***组关于******** 的请示》；另一种是由事和文 种构成，如《关于******* 的请示》 ②受文领导。每份请示只能写一个受文领 导，不能多头请示。 （2 ）正文。其结构一般由开头、主体、 结语构成。 ①开头。主要交代请示的理由。 ②主题。主要说明请示事项，它是向上级 机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只 宜请求一件事。 ③结语。另起一段，其习惯用语有“当 否，请批示”、“妥否、请批复”、“ 以上请示， 请予审批”、“ 以上请示，呈请核准”或“ 以上请 示如无不妥，请批转各部门予以执行” 。 （3 ）尾部。其主要结构为落款与成文时 间两部分。 4 、请示应注意的问题 （1）一文一事的原则。 （2 ）材料真实，不要为得到领导批准而虚 构情况。 （3 ）理由充分，请示事项明确。 （4 ）语气平实、恳切，以引起上级的重 视。 （二）报告 报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出 意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。 1、报告是陈述性文体。写作时要以真实材料 为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.报告 是行政公文中的上行文种，撰写报告的目的就是为 了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状 况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机 关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。 所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映 具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式 以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语 言。 2、报告的特点： （1）报告的目的为了向上级汇报工作、情 况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面 回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它 与请示的重要区别之一。 （2 ）报告中一般不提建议或意见。如果确实 需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建 议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻 执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下 发，其权威性依赖或附属于批转机关。 （3 ）报告在内容上不像“请示”那样有“一文 一事” 的要求，它可在一件公文中综合报告几件事 情，层次结构比较复杂。 （4 ）报告广泛使用于下级向上级反馈信 息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形 式。