鹏基物管总经办工作手册正文.pdf

岗位职责 1、贯彻落实公司质量方针、目标，按照质量体系运作要求，制订本部 门各岗位职责，确保本部门工作符合质量要求。 2、负责公司质量手册、程序文件、工作手册、质量记录、管理性文件及相 关的外来文件和资料的发放、控制、归档和管理。 3.负责本部门文件的起草，负责上级和外来文件的收发、登记、传阅、催 办、回复和立卷归档工作。 4.负责员工胸牌、服装、服务标识管理工作，并可追溯。 5.依照公司要求，规划人力资源部门的工作执行方案，并主持实施。 6.负责行政与人力资源管理制度的制定与执行，公司工作环境的管理、检 查。 7.依据公司人力需求，实施人员的招聘、引进、选拔、培训等工作。 8.负责办理公司员工养老、医疗、公积金和失业等保险。 9.根据公司要求制定公司员工薪金和福利待遇实施方案，对执行情况进行 监督和检查。 10、根据政府规定，规范公司用工制度，做好劳动用工年检工作。 积极 与政府行政、劳动主管部门建立良好公共关系。 11、负责采购工作的计划管理，合格供方的评审、选择，采购工作的具体 实施，采购物品及服务的质量验证。 12、负责公司品牌建设和企业文化建设工作。 文件、资料管理规定 一．总经办是公司文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的发放、回 收、更改控制，负责建立公司《受控文件清单》并对全公司的文件进行监 督管理。对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的 状态。凡属受控文件均由总经办统一备案存档（包括软盘、光盘、录象、 录音带等）。 1．文件的更改和作废 a. 作业文件的更改由管理者代表批准，由各部门指定人员进行更改。 所有 被更改的原文件必须由相应部门收回。进行统一管理，以确保有效文件的 惟一性。文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保 证文件的统一性和协调性。文件的更改，分为换页、插页和章节更改。文 件的更改在《文件更改审批单》上记录文件修改内容，修改日期和更改原 因，、更改生效时间，同时做现行修订状态标识。 b. 作废文件由总经办按原《文件发放回收记录》中登记发放的范围收回原 版并记录。并在作废文件上加盖“作废保留”印章，填写《文件销毁记录》， 经管理者代表批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废 保留”印章后方可留用。文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版文 件即时作废；换发新版本。作废文件的发放要加盖“受控”印章，经批准 后，按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。 c. 总经办每年11 月底组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审 或其他原因对文件的修改，文件发布前应再次批准。 2.文件的发放和领用 a. 受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放， 确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。文件领用者在《文件发放回 收记录》签字、领取。文件领用者的文件严破损影响使用时，应向总经办 申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用 原文件的分发号，总经办将破损文件收回时，必须填写《文件销毁记录》。 b. 当文件持有者的文件丢失后，应向总经办办理申请领用手续，但必须在 领用申请中作出说明，总经办在补发文件时，应编写新的分发号，将丢失 的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文 件编号前加“补”字样以示区别。 3. 外来文件的控制 a. 负责法律法规及相关要求的识别、获取和更新，并制定公司适用的法律 法规清单，将信息传递到各相关部门，并确保实施。 B .对外来文件由总经办填写《外来文件清单》； c. 经审批适用的外来文件，由总经办控制分发并填写《文件发放回收记录》； d. 对失效、过期的外来文件，总经办要及时收回，按作废文件处理。 4. 文件的借阅和复制 特殊情况需要借阅时，到该文件的主管部门办理，并填写《文件借阅、 复制记录》，不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按文 件的发放和领用执行。 文书档案管理规定 1 按质量/环境体系《文件和资料控制程序》管理本公司环境体系文件。 2 负责来文的收、发、编号、登记，及时送办公室主任拟办，按要求组 织传阅，并做好文件的催办工作，对各职能人员外出参加会议带回的 文件要及时做登记工作。 3 做好文书立卷归档工作，提高档卷整理的