会议接待课件.pptVIP

会议接待 接待的含义和作用 1、会议接待的含义 会议接待是指围绕会议参加人员的迎送和吃、住、行、游、乐等方面所做的安排，是会务工作的重要组成部分。 2、作用 ①为会议活动提供保障 ②树立良好的社会形象 接待的准备工作 1、了解与会人员的情况 （与会人员的基本情况，参会目的、意图和背景，抵达时间和交通工具） 2、拟定接待方案 （接待计划和日程安排） 3、落实具体事项 （专人负责) 4、做好接待经费的预算 5、安排好保密及新闻报道工作 6、做好礼品、纪念品的准备工作 会议接待的工作流程 迎接 陪车和引导 会议登记 茶水与茶歇服务 会议食宿安排 观看文艺节目与参观游览 安排返离，清理会场 迎接 迎接工作的要点： ①确定迎送规格 ②掌握到达和离开时间 ③适时献上鲜花 ④不同客人按不同方式迎接 1.对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。 2.主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。 3.接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到xxx”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。 在商务交往中有两个关于名片使用的要点： 4.迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。 5.主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。 6.将客人送到住地，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。 陪车和引导 引导礼仪 陪车座次安排 开关门礼仪 （1）在走廊的引导方法。 接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。 （２）在楼梯的引导方法。 当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。 （３）在电梯的引导方法。 引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。 （４）客厅里的引导方法。 当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。 乘车的座次安排 １、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧为末席。 ２、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席。 会议登记 会议登记需要准备的资料： ①会议登记表 ②会议入场证 ③票证 ④会议资料袋 ⑤与会者通讯录 ⑥会议签到资料 预先登记 现场登记 茶水与茶歇服务 茶水服务 茶水服务的准备工作 1、会场内的茶具要选择花纹、样式、颜色相同的。 2、检查茶杯无污渍、无指纹，干净明亮。 3、茶杯要按会议人数每人一套，每套茶杯下面要有垫盘，同时还要准备适量备用杯。 4、茶杯摆放要做到纵横整齐划一，通常情况下茶杯摆放在客人右手距会议桌前边沿五公分，把杯子柄呈四十五度角向右侧。 茶水服务的准备工作 5、据跟会议安排，需要准备矿泉水等其他饮料的，将其摆放在与会人员右手旁。 6、饮料商标朝向需要一致。 7、需要水果的，事先洗干净、装盘并摆放整齐。 茶水服务注意事项 1、进行茶水服务时要注意主次顺序，在人员较多的情况下，可多人同时进行服务。 2、添加茶水时，以七分满为宜，并注意服务对象的动态，以免发生碰撞。服务过程中要做到沉着冷静，不可慌乱；给服务对象递送茶水时，要注意递送的速度；摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在服务对象的右手位置，并说：“请用茶”。茶水以每20-30分钟添加一次为宜。 茶歇服务 中小型会议特别是公司或组织的高层会议，会间茶歇很重要 通常安排在上午和下午会议的中间，时间一般15-45分钟 茶歇的准备需要注意点心、饮品、摆饰、开放时间的要求。 会议食宿安排 住宿安排 1、住宿安排应当遵循的原则 ①住宿要相对集中 ②住宿地与会