第五章-文书资料管理.pptVIP

第五章 文书资料管理 第一节 印信管理 第二节 文书管理 第三节 档案管理 学习目标与任务： 掌握：印信的启用和停用； 熟悉：开具介绍信的手续； 熟悉：使用介绍信须知； 掌握：收文和发文的处理程序； 掌握：归档文件的整理方法。 第一节 印信管理 印信是指企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志。 印章小知识 印章是“印”和“章”的合称，都是信物。 国务院的公章，直径为6厘米； 省、部级政府机关的公章，直径为5厘米； 县市一级政府机关的公章，直径为4﹒5厘米； 其他企事业单位公章，直径一律为4﹒2厘米。 现代机关、单位印章具有3个特性： 法定性； 权威性； 效用性。 情景案例 汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。 一、印章管理 1、印章类型 2、印章的刻制 2、印章的启用 颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归案，永久保存，在启用印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。 3、印章的保管 （1）选择好印章放置的地方 （2）选择好保管印章的人员 （3）印章的保管应建立起严密的制度 备注： ① 要建立印章保管登记册，载明印章名、印文、印模和保管人姓名。 ② 对印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。 ③ 按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。 ④ 保管印章要牢固加锁，防止被盗。 ⑤ 一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场、报告领导、查明情况、及时处理，必要时，应该报告公安机关协助查找。 4、用印 （1）检查批准用印的签字 （2）审阅、了解用印内容 （3）用印登记 （4）盖印 ① 盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。 ② 以企业名义发出的公文、函件必须加盖企业的印章。 ③ 凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中三个字(视印章大小而定)，俗称“骑年盖月”。 ④带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”。 （5）整理留存材料 （6）正式印章使用的地点 5、印章的停用 6、废印章的存档和销毁 二、介绍信管理 介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份等情况的专用书信。 1、介绍信的种类 （1）书信式 例文1 介绍信 ××公司： 今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。 此致 敬礼 （印章） ×年×月×日 （有效期×天） （2）印刷式 No．×××××× ××公司介绍信（存根） ××介字第××号 ： 兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜。 (有效期×天) No．×××××× ××××年×月×日 ××公司