行政秘书学-接待.pptVIP

行 政 秘 书 学 第九讲 接待工作第一节 日常接待第二节 宴请接待 1.以相应规格接待国内外来访的宾客 2.安排主宾间的洽谈、签约、工作交流等具体事宜 3.组织来宾的参观、考察、拜访等活动 4.为来宾其他的合理要求提供服务等 日常接待 接待内容 1、按来访对象的国别分类 ①内宾接待 ②外宾接待 2、按来访对象的组织关系分类 ①上级来访接待 ②平级来访接待 ③下级来访接待 ④群众来访接待 3、按来访者有无预约分类 ①预约来访者接待 ②未预约来访者接待 日常接待 接待类型 某公司的小萌是一个新员工，与同事小石一起在前台负责接待来访的客人和转接电话。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。小萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。小萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，小萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石赶快为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。 请问小萌有什么不妥的地方？ 日常接待 1.心理准备 2.物质准备 ①环境准备 ②办公用品的准备 3.业务知识和能力的准备 4.了解来宾的基本情况。 5.确定接待规格 日常接待 接待前准备工作 6.制定接待工作计划 1）主要陪同人员； 2）主要工作人员； 3）住宿地点、标准、房间数量； 4）用餐时间、地点、标准、人数； 5）会见、会谈时间、地点、参与人员 日常接待 接待前准备工作 日常接待 形成的文件： 1.人员安排表 2.日程安排表 3.接待经费列支:1）工作经费 2）住宿费 3）餐饮费 4）劳务费 5）交通费 6）参观、游览、娱乐费用 7）纪念品费 8）宣传、公关费用 9）其他费用 接待前准备工作 日常接待工作流程 布置接待环境 迎候来访者 了解来访意图 向领导通报来访情况 引导客人 介绍主宾双方 处理临时失约 必要时帮助上司中断来访 做好来访记录 送客 日常接待 团体接待程序 接受任务 了解来宾 确定接待规格 制订计划 准备工作 会见、会谈 迎接来宾 宴请 娱乐 送客 接待小结 参观游览 日常接待 宴请：盛情约请贵宾宴饮的聚会 宴请的目的：主要在于应酬答谢， 祝贺共勉、增进友谊，协调沟通， 联络感情，结交朋友以及讨论共 同感兴趣的问题等 国际上通用的宴请形式： 宴会、招待会、茶会、工作进餐等 宴请的含义 宴请接待 宴会：指比较正式，隆重的设宴招待，一般为正餐。 主宾在一起入坐进食，由招待员顺序上菜。 宴请的形式与规格 1 宴请接待 宴会的四种形式 宴会 正式宴会 便宴 家宴 国宴 宴请接待 招待会：不备正餐，较为灵活的宴请形式，备有食 品、烟、饮料，不排席位，可以自由活动 招待会的两种形式 招待会 冷餐会 酒会 宴请的形式与规格 2 宴请接待 茶会：一般在早、午茶时间（上午10时下午4时左右），请客人品茶为主。茶会通常设在客厅，设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加，可将其和主人安排坐在一起，其他人随意而坐。 工作进餐：现代国际交流中经常采用的一种非正式宴请形式。这类进餐只请与工作直接相关的人参加，不请配偶。 3 4 宴请的形式与规格 宴请接待 确定宴请的对象、范围和规格 确定宴请的时间 确定宴请的地点 印制分发请柬 布置宴会厅 确定菜谱 安排席次和座次 宴请的筹划与组织 宴请接待 安排菜谱的原则 排菜 原则 主随 客好 搭配 合理 营养 平衡 量力 而行 宴请接待 席次：以主人的桌为基准，右高左低，近高远低 座次：以主人（女主人）为中心，近高远低，右上左下。 宴请接待 宴请的筹划与组织 主人 1 2 5 6 4 3 第二主人 常见的宴请座次安排 主人 1 2 3 4 5 6 7 较大型宴请的两种席次安排 1