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商务行政管理实务 郑美娟 第一章（导论） 解读商务秘书(2012.9.3) 解读什么是秘书、商务秘书和秘书工作，商务秘书工作的性质和特点以及做一个优秀的商务秘书应该具备哪些基本条件等。 第一节 秘书工作、秘书与商务秘书 秘书工作产生的两个基本条件： 文字的产生 社会管理活动的需要 最早秘书工作者 仓颉、沮诵 “贞人”、“纳言” “动则左史书之，言则右史书之” ——《礼记·玉藻》 我们现在所说的秘书，既是指从事秘书工作的人，指一种职业，也指专门的秘书工作机构，如秘书处、秘书科。 关于秘书的定义： 《辞海》：秘书是职务名称之一，是领导的助手。 《英汉词典》：秘书源于拉丁文secretarius,意即“可靠的职员”。 《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。 《秘书国家职业标准》（我国劳动和社会保障部颁发）：专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，并为决策及实施提供服务的人员。 《韦氏秘书手册》：“秘书绝不是单纯的接待员兼打字员”，而应该是“链接决策者和执行者的关键环节”，是“行政管理的助手”，不仅是经历和工作人员的桥梁，而且还应该是协助经理的左右手。 秘书应包括以下三层涵义： 一、秘书是在领导身边、直接为领导者服务的工作人员； 二、秘书的主要职责是辅导领导工作和处理日常事务； 三、秘书是领导的参谋和助手。  链接：中国古代（近代）秘书及秘书工作概况 第二节 商务秘书工作的性质与特点 商务秘书与其他秘书相比，既有其共性特征，又有其自身特点： 一、具有商务性特点 企业是盈利性的经济组织。追求经济效益最大化，是企业一切生产经营活动的终极目标，也是每个企业员工自身利益所在。商务秘书作为企业经营管理群体中的重要一员，需要自觉服务于企业。 这是有别于其他秘书的重要特点。 二、具有融合性特点 秘书工作是一项从属性、辅助性的工作。秘书作为一个职务、办公室为一个部门，是领导工作的组成部分，是领导机关的办事部门，它不同于从事生产、销售、技术等职能性工作的岗位和部门。 秘书工作具有不显山，不露水，为领导和他人搭台演戏，敲锣打鼓。因此，当秘书要有团队精神和整体意识，不能与人争名逐利，不能有很强的表现欲。 三、具有从属性特点 秘书从属于领导工作，不能脱离领导工作而独立存在，这是秘书最典型的特点。 四、具有繁杂性特点 多面手 复合型人才 既要掌握办公室工作基本技能，又要熟悉企业的生产经营、工艺技术、财务税收、人力资源管理等…… 五、具有辛苦性特点 “办公室工作、秘书工作，大约是世界上事务最繁重、精神最紧张的职业之一。”——中央办公厅秘书局原局长李欣同志 六、具有机要性特点 商务秘书掌握了企业各种重要文件资料、人力资源信息，协助领导制定的企业运营策略重要的客户的相关信息情报，以及领导者之间的人际关系和他们的个人信息等。 商场如战场，对于企业重要的商业机密，商务秘书必须具有很强的保密意识，做到守口如瓶。 第三节 商务秘书的角色定位(2012.9.6) 现代社会，优秀的商务秘书是重要的稀缺的人力资源，是企业领导者不可缺少的参谋和助手，是企业老板体力和脑力的延伸，是实现并提高企业经济效益的助推器。 一、商务秘书是领导的左右手 秘书服务职能集中体现在两个方面： （一）效率性辅助，即处理好日常事务以及临时性工作； （二）决策性辅助，即参谋型服务。紧扣中心，把握主题，围绕企业生产经营工作的重点和领导关注的热点问题，提供有价值的参考意见和工作预案。 二、商务秘书是枢纽和桥梁 商务秘书是一个形象大使，对外代表公司形象，对下代表着领导形象。秘书需要有高度负责的敬业精神和满腔热情的工作态度去对待每一项工作，必然降低运营效率，影响经济效益。 三、商务秘书是企业的信息库 现代社会是一个信息社会，信息是企业不可或缺的重要资源，是企业发展进步的基础条件。秘书部门作为企业联系左右、沟通内外的枢纽，是企业信息的集散地。作为承担现代企业组织信息中枢工作的商务秘书，应该树立强烈的信息意识，建立健全信息网络，即使细心地捕捉、收集各种信息。 要注意信息的全面性、系统性、真实性。 四、商务秘书是一个配角 秘书一定要把握好自己的定位，谋断分开，只谋不断，让上司做最后决策。秘书提意见要把握好分寸，不可固执己见，反辅为主，左右领导。 要把握好身份，掌握好分寸，执行领导决策，维护领导形象。要找准位置，低调行事。 五、商务秘书是上司的影子 要适应领导的要求，首先把