电子文归档与管理件课件.pptVIP

电子文件收集积累的要求 1、在以电子文件归档为主时，应收集电子文件的定稿，以及反映重要文件主要修改过程和办理情况的电子文件；在以纸质文件归档为主时，可根据需要收集纸质文件的对应电子稿。 2、当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 3、对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应及时捕获并集中存储安全的环境中。 电子文件收集积累的要求 5、电子文件的格式应该统一。 电子文件的登记 1、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 2、电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存。 3、永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。 文本文件 XML、TXT、RTF 表格文件 XLS 图像文件 JPEG、TIFF 图形文件 DWG 影像文件 MPEG、AVI 声音文件 WAV、MP3 文件记录 草稿性文件 M； 非正式文件 U； 正式文件 F； 文本文件：T；图像文件：I； 图形文件：G；影像文件：V； 声音文件：A；程序文件：P； 超媒体链结文件：O； 数据文件：D； 电子文件的鉴定 内容鉴定——确定归档范围和划定保管期限。 技术鉴定——真实性鉴定 、完整性鉴定 、有效 性鉴定 电子文件的鉴定，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 电子文件的归档范围 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 ——《电子公文归档管理暂行办法》 电子文件的归档范围的制定，应参照纸质文件归档范围，同时应结合本单位信息化实际，将计算机系统已经覆盖的各类业务文件尽量纳入归档范围，并将反映电子文件背景、结构信息的公文处理单、日志文件或目录信息都列入归档范围，使其与主文件一并归档。 电子文件的归档范围 在行使本机构职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件； 利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等； 为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件，包括操作系统、应用软件，以及相关的数据、配套的文档资料。 本机构制作的各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。 电子文件的技术鉴定 真实性鉴定 认定文件是否就是当时当人当事形成的。电子文件的真实性问题主要是由电子文件对软硬件环境的依赖性所造成的。 完整性鉴定 各要素是否齐全；各要素集成是否有效。 有效性鉴定 读取必需的形成环境是否同时采集；信息存储格式是否符合归档要求；文件运行的软硬件环境、版本号等元数据是否正确；指定的环境平台上能否准确读出电子文件。 第三部分电子文件的归档与整理 电子文件的归档原则 “双轨制”管理原则—— 即纸质档案和电子档案在文件生成、运转过程中二者的共存，两种版本的文件随业务流程同步运转。 纸质档案 电子档案 优点：真实、可靠、稳定,法律地位确定。 缺点：归档流程复杂、工作效率低； 具有信息的独占性，信息容量小，无法实现信息资源共享； 占用空间大、管理检索不便，管理手段相对落后。 优点：体质小、信息量大、利用便捷、可资源共享。 缺点：不能有效防止数据在传输过程中泄露; 内容易被篡改,无法识别;不具备确定的法律地位;对软硬件依赖大; 寿命短,其影像记录的稳定期限不长。 “双轨制”管理原则 档案管理系统 档案形成部门 档案部门 形成部门档案部门 1 2 3 4 赋予文件以归档标识 将归档信息提示给档案部门 给归档文件加上档案管理信息并存入数据库 《归档电子文 件登记表》 签字并保存 逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 ——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。 电子文件的归档方式和过程 档案形成部门 档案管理系统 档案部门 移交双方 1 2 3 4 提供《归档电子文件登记表》 清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收。 确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全。 《归档电子文件登记表》 《归档电子文件移交检验表》《电子档案接收检验登记表》 物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，保证电子文件的安全性 。 电子文件的归档方式和过程 电子文件的归档时间 归档时间分实时归档和定期归档两种。 实时归档指电子文件形成后即刻归档； 定期归档是指按照机构有