行政前台-岗位职责工作要求.docVIP

PAGE PAGE 1 行政人事部经理 行政人事部经理 信息技术专员 行政人事专员 行政前台 职务：行政前台 上级主管：行政人事部经理 工作对象：全司人员 主要职责： 日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。 日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”） 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排； 非长期性预订车辆的管理和费用结算； 公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通； 库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。 档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。 本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报年度工作报告；通过定期对本职工作的总结，以完善和提高现有工作水平； 公司负责人及部门经理交办的其他工作。 工作流程和工作要求： 接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。 工作流程： 客户进门起身迎接并询问来访事由，登记《客户来访登记簿》，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式。 如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻； 准备招待茶水饮料； 通知相关工作人员有人来访； 每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别； 客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁； 若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明； 及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复； 及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。 注意事项： 接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室； 《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录归档； 及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复； 不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 工作流程： 电话响铃一声后，立即接听，“您好，捷时特物流”，同时注意礼貌和商务用语； 接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和； 对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话； 通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒； 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的； 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上； 记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。 及时将用完的《来电记录表》归档。 注意事项： 来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和； 了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员； 如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）； 严禁事项： 来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁； 未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误； 《来电记录表》按年度不及时归档。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 工作流程（邮件签发及费用结算）： 总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《LPL邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。 合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《LPL邮件发送登记表》的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。 需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《LPL邮件发送登记表》，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托运，自行寄出”。 根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。 对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因；月度超过2次事件后应汇报部门经理，提出解决办法。 工作流程（邮件签收）： 公司总