秘书实务—11上司的日程安排.docVIP

苏 州 工 业 职 业 技 术 学 院 教师备课纸 Suzhou institute Of industrial Technology 第 PAGE 11页 苏 州 工 业 职 业 技 术 学 院 教师备课首页 Suzhou institute Of industrial Technology 第 PAGE 1页 课 题 秘书实务—11上司的日程安排 课 型 新授 授 课 班 级 商英06B1，商英06B2 授 课 时 数 2 教 学 目 标 1、了解安排上司日程的意义 2、掌握制定各种日程表的方法 3、安排日程表的注意事项 教 学 重 点 1、掌握制定各种日程表的方法 2、安排日程表的注意事项 教 学 难 点 安排日程表的注意事项 学 情 分 析 学生大多有制定学习计划的经历。其实制定学习计划和日程表有类似之处，可以作为学习新课的一个知识基础 现代企业的领导事情多而杂，秘书的很大职责就是采取各种形式把这些多而杂的问题和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上。 教 学 效 果 教 后 记 第一节 概述 一．日程安排与文秘人员 二．日程安排的意义 第二节 安排上司的工作日程的原则 一、如何兼顾效率与健康二.适当保密 　三.事先确认 第三节 制定日程表的方法 一、长期与短期工作安排二、各种日程表的制定　 第四节 制定日程表的注意事项　1.时间上留有充分的余地　2.提高效率 3.内外兼顾 第五节 如何节约上司的时间一.约请他人 二.接受约请 三、按计划办事 案例导入： 现代社会的经济发展迅速，公司之间的竞争也在加剧。秘书对公司的发展负有重大责任吗？下面是一个小例子，希望秘书们看了能有所启发： 经理按铃叫秘书进来，想知道上午有什么必须汇报给他的事情。今天是新来的秘书邹小姐，她性格开朗，办事风风火火，一进门，她就大声问：“什么事？老总？” “请把上午重要来电讲一下，邹小姐。” “噢，蓝星公司经理来电，说他刚从德国访问回来，只是告诉您一下。还让您问张副经理好。” “嗯？”经理翻了一下眼皮，又问：“还有吗？” “您太太中午来过电话。” “什么事？” “让您回电话，两点以前，别忘了。” “没有啦？” “没有了。”邹小姐看看记录。 “约黄星公司看房的时间定下来了没有？” “啊呀，糟糕，忘了联络了。” “马上去联系！”经理挥挥手，自己又忙着处理其他事务了。邹小姐跑起来鞋跟叮叮直响，她迅速去打那个险些误了事的联系电话。 周末工作会上，经理要求人事部门重新聘个称职的秘书来。邹小姐感到委屈，她莫名其妙地问：“我怎么了？” 秘书朋友，邹小姐的问题“我怎么了”，您能回答吗？像前面所说的，上司的事情多而杂，秘书的很大职责就是采取各种形式把这些多而杂的问题和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是为今天先做什么，后做什么，做哪些事情而烦恼分神。邹小姐连一天的工作都安排不好，难怪经理要辞退她了。 第一节 概述 一．日程安排与文秘人员 　　管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。一般来说，关于日程安排计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。因此，若有人能够代替这些联络、调整或辅佐工作，则管理者的工作效率就可显著地提高。 　　如某经理在某天下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售任务的安排关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点又要和某位客户商洽一笔重要的合同，经理准备在5点结束。但是这天上午公司收到了政府某个部门的临时开会通知，写明开会时间是下午3点，经理必须亲自参加。会议将持续多少时间没有标明。这样一来，2点的会议到3点无法结束，而3点的会议可能会影响到4点的约会。这时，文秘人员就能为经理出主意了。她可以将经理下午的会议安排调整为：2点和客户谈合同，3点参加政府机关的会议，4点半或5点，召开销售会议。只要经理同意，文秘人员想办法求得那位客户的谅解，变更约会时间，并通知公司内的业务部人员，将讨论会延后。这样既保证了政府部门的会议，又不致于失掉一份合同，只是拖延了内部工作人员的下班时间，影响不大。由此可见，能够适当支配管理者的时间，制造充裕的时间，以及辅佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人员。 二．日程安排的意义 　　所谓日程安排，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、