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办公室实务 陆瑜芳 主编 　 前 言 　　 一年前，上海电视大学开设了“现代文员”专业，委托我们编写 一部《办公室实务》，作为专业的基础教材。我们欣然接受了。 我们认为，“现代文员”这个专业名称，既是创新，又有根据，概 念科学，定位确切。 年，上海大学文学院、江汉大学、南开大学分校，成都大 １９８０ 学、西北建工学院等院校首先设置了“秘书专业”，开始培养这方面 的人才。由于它适应了社会的急迫需要，这个专业得到了迅猛的 发展，尔后开设本专业的学校如雨后春笋。到了 年，全日制 ２０００ 高校设置秘书专业的已达 所，加上职工大学、电视大学、民办 ２０５ 高校、中专，这个数字就更大了。 多年以来，有些院校至今仍沿用“秘书专业”这个统称，有 ２０ 些再加以细分，如“行政秘书”、“企业秘书”、“科技秘书”、“电子商 务秘书”、“法律秘书”、“涉外秘书”等。值得注意的是出现了“涉外 文秘”专业，在“秘”之前加了个“文”字。 “文”者，指“文书”，也指“文员”，是由来已久的，有根据的。 在我国， 世纪 年代以前，政府机关和军队内帮助上司处 ２０ ７０ 理文书、事务的工作人员就有两个正式职称———“秘书”和“文书”。 基层单位，如乡政府、镇政府、连队称“文书”（文书工作人员，即文 员）；县、团以上机关和大中型企业则称“秘书”；法院、检察院内则 有“书记员”（相当于“文书”、“文员”）。“秘书”与“文书”（文员）除 ２ 办公室实务 了任职机关、企业不同之外，工作职能既有相容之处，也有些区别。 “文书”（文员）主要做记录、打字、文书制作、管理工作，兼做接待、 收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。 “秘书”则除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任 务，如组织会议、参与计划、撰写报告、调查研究等等。即所谓“既 要参与政务，又要管理事务”。秘书的地位、级别、待遇，一般也高 于文书。还有一点重要区别就是：“文书”（文员）都在办公室工作， 是集体为机关、企业，为领导服务，而“秘书”中有一部分人专门为 某个领导、上司服务，所以有“私人秘书”，却没有“私人文员”。 世纪 年代之后，“秘书”和“文书”（文员）都被统称为“秘 ２０ ８０ 书人员”了。但是，在我国北方，在很多机关、企业，甚至一些中央 首长仍习惯地称“文秘工作”、“文秘人员”。 西方国家也有类似的情况，如美国企业界，把打字员、接待员、 录音员、复印员、文书制作、管理员等办公室内单纯技术性操作人 员统称为“文员”；而把“文书、事务、一般管理”（三合一）的人员才 称为“秘书”。英国政府机关的秘书被分为四个级别：行政级、执行 级、文书级、助理文书级。前两级为高级秘书，可担任秘书长、秘书 处长等行政长官，后两级为中、初级文秘工作人员。在英联邦国家 和地区（包括加拿大、澳大利亚、新加坡、回归前的香港等等）规定： 高中毕业生经过一年左右的专业培训，通过打字、速记、办公室事 务、人际关系等 ５门基础课程考试，即可担任“文员”，而经过ＩＣＳＡ （ ）等权 ＴｈｅＩｎｓｔｉｔｕｔｅｏｆＣｈａｒｔｅｒｅｄＳｅｃｒｅｔａｒｉｅｓａｎｄＡｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｏｒｓ 威机关系统培训，取得 门专业课程的及格证书，并有 年以上 １７ ５ 文员工作经历的人员，才能担任正式秘书。 近些年来，“