井冈山会议接待服务.docxVIP

井冈山星脉红色文化培训中心 一、外联部接待程序： 外联部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作： 1、及时与会务方负责人进行联络 ????（1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）； ????（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。? 2、落实会议场地和房间数量 ????在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 ????当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。 ????价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。? 4、签订会议协议，收取会议押金 ????当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金； 5、下发会议接待通知单 ????签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部