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第一章进出口交易磋商 本章教学目标 教学目标： 了解并熟悉商务信函写作的原则 。 掌握商务信函的基本布局 。 掌握建交函的写作方法和技巧 。 熟练的撰写商务信函 。 重难点： 商务信函的写作方法和技巧 。 建交函的写作方法和技巧 。 建交函的写作方法、技巧以及注意事项 。 一、商务信函写作的原则 基本要求： 清楚(clearness) 简洁(conciseness) 正确(correctness) 具体(concreteness) 完整(completeness) 尊重(consideration) 礼貌(courtesy) （一）、清楚(Clearness) 清楚地表达出自己的意图，对相关细节的描述要做到逻辑明确、条理清楚。 如：多义词的使用 We are glad to inform you that we have placed the sum to your credit.（帐户） Our usual terms of payment is by letter of credit.（信用证） （二）、简要 （Conciseness） 去除陈词滥调 尽量采用短句 简单的词和清楚的表达方式 如： Please be advised that our new address is ------ Our new address is Under separate cover ------ separately （三）、礼貌(courtesy) 1采用对方立场(you attitude) 对方立场是指在写信时要从对方的立场来分析和考虑问题,了解对方的处境,始终以客户为中心,关心客户的利益。如: 我方立场: We allow 2% discount for cash payment. 对方立场: You earn 2% discount for cash payment. （三）、礼貌(courtesy) 2运用积极肯定的语气 试比较: 1）. We feel sure that you will be entirely satisfied at the prices we quoted previously. 2）. We do not believe you will have any cause for dissatisfaction at the prices we quoted previously. 前一个句子因为采用了积极肯定的语气,无形中增加了客户对你的信任,而且在一定程度上兼顾了“简洁明了”这一原则。 （三）、礼貌(courtesy) 当我们不能满足客户的某种要求时，采用正面的语气还可能缓解客户的失望情绪,并给客户留下好的影响,这将有利于今后业务的发展。如: 1）. Perhaps next time we can send you what you required. 2）. We can not serve you this time. （三）、礼貌(courtesy) 在有些情况下,简洁和礼貌会发生冲突。比如,在提出希望或要求时,通常采用“We would appreciate it if …”而不是“Pls …”直接提出问题。另外,采用“We are not in a position to …”又比“We can not …”在语气上更加缓和。为此,作者建议应该遵循礼貌优先原则,但是也不能为了礼貌去采用一些过于陈腐的表达。 二、商务信函的布局 七个主要组成部分： 信头 日期 信内名称和地址 称呼 信的正文 表示敬意的结束 写信人的职位和签名 （一）信头 内容包括： 写信人的公司名称 地址 电话 传真 （二）日期 日期按照日、月、年的顺序缮制。如： 1st March 2006，或1 March 2006 也可以表示为：March 1st，2006，或March 1，2006 用数字表示日期（例如12/10/2006）是不得体的，容易引起误解。因为在英国这个日期是指2006年10月12日；美国以及某些国家则是指2006年12月10日。 （三）信内名称和地址 英文信函的地址一般有以下几个部分： 1、公司名称； 2、门牌号和街道名； 3、城市名； 4、州、县名和邮政编码； 5、国家名。 如果知道对方是某部门的主管人员，就用他的头衔把信写给他。如： The Sales Manager The Eagle Press Co.,Ltd. 24 South Bank Brimingham Alabama U.S.A. (美国的阿拉巴马州北部有个城市叫Brimingham，英格兰中部也有个城市叫Brimingham)。 （四）称呼 业务信函惯用的表示敬意的词是Dear Sir/Dear S