秘书岗位建设.pdf

秘书手册 （试讲稿） 湖北众友科技实业股份有限公司 企管部秘书处 2005 年３月 结 构 框 架 前言 第一部分 总裁秘书岗位建设  岗位职责  岗位标准  岗位流程与规范  管理工具（见附页） 第二部分 工作注意事项 第三部分 岗位历史分析与案例 前言 在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和 参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此， 他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、 1 精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一贯展现胸有成竹的样 子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。然而,秘书的工作到底 包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在众友的大环境下，身为总裁秘书支撑 着许多日常繁杂事项的处理。在总裁处理每一项工作的时侯，总裁秘书会随时身处其中，自然而然成为此 件事情的某一环节，而不可或缺，有时总裁秘书需要扮演更多角色，以适应工作安排和总裁需要。无论什 么时候，谨慎认真的工作态度是秘书不遗不弃的职业操守，而总裁秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础 上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是总裁秘书应该具备的职责，在众友,作为总裁秘书怎 样开展工作以提高工作效率呢？ 湖北众友科技实业股份有限责任公司 总裁秘书岗位建设 一、岗位名称：总裁秘书 二、岗位职能描述： 协助总裁处理日常事务性工作，承担会议管理职能。协助总裁对各部门工作进行协调，做好管理调查 工作，发挥辅助和参谋作用。 三、岗位职责 1、 负责总裁的办公服务工作。 2、 负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料。 3、 负责公司会议的准备、通知、组织工作，对会议过程中不清楚的地方有义务提出疑问。 4、 协助总裁做好各项工作会议的文字材料起草和会务工作。负责记录、整理总裁交待各项工作会议的会 议纪要，并形成决议发文相关负责人，记好大事记。 5、 负责文书收发、运转、检查、归档、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。 6、 办理总裁建议、批评、意见，协调企管部与各中心、部门之间的工作。 2 7、 进行管理调查，按照管理原则确定责任归属，提出改进意见并起草相关的处理文件，协助落实各中心、 部门工作。 8、 总裁秘书每周对人力资源部经理和员工的《员工日志》进行不定时检查，并及时向总裁汇报检查结果。 9、 负责总裁的日常来函来电登记、整理、送阅和反馈等事务。 10、安排总裁日程，负责来访的组织接待工作。 11、完成总裁交办的其它工作。 四、岗位标准 （1）工作标准 1、合理安排会议，及时通知与会人员参加；能按照总裁要求完成会议的临时性主持，对会议过程中不明 白地方必须主动提问直至落实清楚。 2 、每次会议后的一个工作日内，整理打印出会议纪要并对会议决议发文给相关部门。会议纪要反映的内 容要准确、详实并下发及时； 3、传达总裁精神及时、准确、清晰； 4 、各种文件登记、分类、归档、上报、反馈等工作的及时、准确和清晰性； 5、管理调查工作能真正找到问题，并分析出原因，提出改进意见； 6、对总裁安排的工作能落实到位； 7、有条理的安排总裁日常工作； 8、建立与其他有关部门的良好关系 （2）效绩标志： 1、会议纪要：及时率〉90%、准确率=100% 2 、达总裁精神准确率=100% ；传达总裁精神及时率=100% 3、草拟总裁安排的各类文件准确率=100% 4 、各类文件登记、分类、归档率=100% 5、管理调查工作到位率〉90% 6、与其他各