物业入伙管理制度.pdf

物业入伙管理制度 一、入伙准备工作 1.物业管理处在入伙前 1 个月制定入伙工作计划，该计划中应明确: (1)入伙时间。 (2)负责入伙工作的人员及其职责。 (3)入伙手续。 (4)入伙过程中使用的文件和表格。 2.入伙工作计划应由管理处主任批准，管理处应提前 1 个月向业主发出《入伙通知书》， 并详细说明： (1)需业主准备的证明材料。 (2)需业主填写的表格。 (3)办理入伙手续的程序。 (4)办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主 办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便于业主办理各项手续。 二、入伙审查登记 1.管理处应建立入伙登记表，对业主提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取 《入伙通知书》，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包括： (1)《入住说明》。 (2)《住户手册》。 (3)《住户公约》。 (4)《管理协议》。 (5)《预交费用标准》。 (6)《装修须知》。 (7)《住户登记表》。 (8)《装修审批表》。 (9)《验收交接表》。 2.上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。在提供给业 主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料，包括： (1)身份证。 (2)工作证复印件。 (3)《业主登记表》。 (4)购/租房合同的正本及复印件。 (5)已签署的《住户公约》、《管理协议》。 3.管理处对业主的资料进行审核验证，验证内容包括： (1)表格填写是否完整、正确和清晰。 (2)公约和管理协议是否已签署。 (3)身份证明文件与购/租房合同及《业主登记表》是否一致。审查通过后，入伙管理员 收取购/租房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》1 份、《管理协议》1 份，在《入伙通 知书》注明签收。 三、预交费用 财务应根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定，确定入伙《预交费用》。 管理处在审查并接受业主收取各项费用，并开具相应票据给业主。 费用项目包括：预交管理费、装修保证金及清运费等。财物应造费用登记表，对费用交 纳完毕的业主，应在登记表中注明。 上述手续完成后，管理处查验入伙登记表及已签署的《管理协议》及各项收费票据后向 业主发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记，同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。 管理处与业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签 字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门处理。 四、入伙后的装修管理 管理处在提供给业主的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见《装修管理手册》。 电子文档：RHGL002 入伙期间业主接待标准 一、目的 通过与业主初次交往过程中周到热情、体贴、细致的服务，使物业管理公司在刚接管物 业时即能建立良好信誉开端，塑造起自己管家和亲人的形象，从而为物业管理工作的顺利开 展铺路，也可为今后赢得广大业主的充分信任和长久支持打下坚实基础。 二、对象 入伙前后前来看楼或办理相关手续的业主。 三、接待人员配备与要求 接待人员配备视物业辖区面积、规模及入伙期间业主人流量而定。但在办理入伙期间内， 应有专职入伙接待员数名，在业主较多时，管理处其他员工应作为机动预备人员分担接待工 作。 对入伙接待员应要求其： 1.熟知与本物业有关的多种情况，包括物业的建筑结构方面专业知识、本物业多种不同 户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。 2.熟知与业主利益有关的多种情况，包括发展商的情况、业主与发展商易生纠纷的事宜、 装修知识、业主与装修商易生的纠纷的事宜等。 3.了解现有业主的概况，包括年龄段、知识水平层次等。 4.擅长沟通、热情大方、耐心细致。 四、接待工作内容 1.管理处内应设物业概况的挂图或说明；管理公司的介绍及本物业员工