高效会议管理技巧(南京 ).ppt

高效会议管理技巧 申俊喜 请问现在几点几分 您发现的问题与期望 学习方式 - 体验式学习 基本规则 第一次会议主题：组建团队 要求： 给团队命名 确定队长 认识成员 5分钟完成 课程内容 会议现状分析; 成功会议的准备工作; 高效会议的标准流程； 影响会议的个人因素; 高效会议的沟通与反馈； 会议的领导艺术。 第一单元 会议现状分析 会议难道就是一群毫无准备的人被一个不情愿的人召集在一起办一些毫无必要的事？ 会议管理调查 经理级干部与专业人员每周约花1/4的时间在开会上，中上级经理约1周2天，高级执行官则多达1周4天； 开会时有一半以上的时间是浪费掉的； 针对500多个中型企业所作的调查，每年因无效会议导致的损失约1.43亿美元。 大多数员工对会议的态度 漠不关心 抱怨 不认同 …… 要求：1、每个人将主题填写在中间的格子 2、每个人尽可能把答案罗列出八个 3、每组讨论得出认为最重要的八个问题 4、队长负责组织讨论 5、队长指定记录员 6、每组推选代表发言 7、15分钟内完成  十大会议杀手 离题，闲聊 无结论 无会议目标或议案 会议拖得太久 低效率的会议主持人 会议的意义是什么？ 会议管理调查 第三次会议主题： 请选择 1、手枪 2、打火机 3、蜡烛 4、指南针(罗盘) 5、一瓶驱虫剂 6、药箱 7、7个大的绿色垃圾袋 专家的选择建议 1、大砍刀 2、打火机 3、药箱 4、3支高尔夫球杆 5、7个大的绿色垃圾袋 6、一张防水毛毯 会议可以如此高效关键在于求同存异 第二单元 成功会议的准备工作 成功会议的准备工作（一） 如何理清开会的目的与诉求； 会议形式与领导风格； 如何选择与会者； 会议规模； 会议地点； 如何理清开会的目的与诉求 开会的目的与诉求，应尽可能以一句话清楚地陈述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、谁来开、及工作何时该完毕。 第四次会议主题：我们希望通过会议达到哪些目的？ 会议目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 开会形式与过程 决定与会者资格时所应考虑的要项： · 跟讨论题目有直接关联的人 · 可提供无法从他处取得的资讯 · 发言具有代表性，能为其团体负责 会 议 规 模 会议规模直接影响到互动的状况。对于减少阶层间的隔阂，强调上级与部属沟通畅通的公司，控制会议规模（即与会人数）更显得格外重要。 研讨： 一家工厂着火了，经调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 如果你是这家厂的经理，你要采取哪种方式处理此事，一对一的批评，还是开会当众批评？你为什么这么选择？ 必须开会的五个如果 1、必须把信息同时传达给很多人 2、有些事情需要当众表扬或批评 3、要让别人参与决策以集思广益 4、听取部门汇报工作 5、给小组委派任务 研讨： 一家工厂职工小王，经考勤调查，平均每个月迟到11次。 如果你是这家厂的经理，你要采取哪种方式处理此事，一对一的批评，还是开会当众批评？你为什么这么选择？ 无需开会的五个如果 1、已经按惯例每周聚会 2、会议成本太大 3、还有比会议更好的方法 4、没有什么特别的事要讨论 5、你是唯一作决策并且知道该怎么做的人 会 议 地 点 会议地点应考虑的因素： ★ 找一个肯定不会受到打扰的地方 ★ 会前应确定电话已被免打扰 ★ 注意使与会者有足够舒适以集中精 力开会，但不要让他们舒服得想瞌睡 ★ 关注音响效果。 成功会议的准备工作（二） 会议时间 传达开会通知 座位安排 议程设计 会议记录 会议规范的制定 会 议 时 间 根据行为学家的研究，同样目的的会议在不同时段召开，会有不同的结果，所以“因时制宜”来开会有其必要性。 Pareto原则 80/20不同于普通思维的地方 第五次会议主题：安排会议的合理时间和频率 注意事项： 1、 不能多，不能频繁，否则容易形成 拖沓的不良习惯，造成沉重负担； 2、不能过少，那只会让公司陷入工作无序的可怕境地 ； 3、会议长度最好不要超过一小时。 4、将会议时间记录在笔记本上，以防疏忽造成工作上的被动； 日本太阳公司为提高开会效率，首先实行开会分析成本制度 每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上