中国地质大学新生入学登记表归档指引.doc

附件： 《中国地质大学新生入学登记表》归档指南 一、归档范围 全校各类培养方式的本科生新生入学登记表2份。一份存入学生个人档案中，一份作教学档案由档案馆长期保存。 二、整理流程及要求 1.排序及组件 以班为单位收集，分2份，一份装订成册后移交档案馆收集指导室，一份无需装订随同新生高中档案一起到档案馆人事档案室归档时装入新生本人档案中。 将新生入学登记表按“学院——班”分放，班号按升序排列，根据文件材料的数量，按不超过30mm厚度分为一本（件）或若干本（件），未装订前的零散的文件可以用夹子临时固定。 2.加盖公章 新生入学登记表必须加盖所属学院公章，要求印章边缘和字迹必须清晰，并将其盖在学生照片与登记表之间。 3.编写页码 ①以本（件）为单位编制页码。每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。 ②页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画×，不得有破损。） 4.编写文件目录 目录内容包括学生名单、所在班级、学号及页号(格式见附表1)。 5.修整 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。调整放错班号及放反、放倒的登记表,将粘贴不牢固的学生照片粘贴牢固。 6.装订 以本为单位装订成册，每本厚度均应不超过30mm。原则上学院（课部）新生总人数少于210人的可直接装订成一本，210人至400人的以班级为单位平均装订成二本，多于400人的以班级为单位平均装订成三本（整个班装订在一本中，不可一部分装订到第二本中，具体每个学院装订本数见附表2）。 请统一到有装订专业设备的打字社装订，装订要求胶装，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。并按档案馆要求统一封面格式(格式见附表3)，封面用纸统一为厚牛皮纸。 三、归档时间 本科生新生入学登记表于生成年度的10月31日前归档。 四、归档手续 档案移交时必须填写移交目录（格式见附表4），一式两份，经档案馆验收核对，合格后双方签字，各持一份备查。 附表： 1.文件目录格式 2.各学院《新生入学登记表》分装本数 3.封面 4.移交目录 附表1：文件目录格式 目录格式 序号 学生姓名 班号 学号 页号 备注 1 ...... 附表2：各学院《新生入学登记表》分装本数 学院代码 学院 装订本数 学院代码 学院 装订本数 C01 地球科学学院 1 C11 外国语学院 1 C02 资源学院 2 C12 信息工程学院 2 C03 材料与化学学院 2 C13 数学与物理学院 2 C04 环境学院 2 C14 珠宝学院 1 C05 工程学院 3 C15 公共管理学院 2 C06 地球物理与空间信息学院 1 C16 计算机学院 2 C07 海洋学院 1 C17 体育课部 1 C08 机械与电子信息学院 2 C18 艺术与传媒学院 2 C09 自动化学院 1 C19 马克思主义学院 1 C10 经济管理学院 3 C21 李四光学院 1 附表3：封面格式 档号 序号 中 国 地 质 大 学 （武汉） 年 学院新生入学登记表 立卷单位： 起止日期： 保管期限： 密 级： 附表4：移交目录格式 《中国地质大学新生入学登记表》移交目录 序号 学生姓名 班号 学号 页号 备注 1 2 ...... 移交单位（盖章）： 交接时间： 移交人（签字）： 档案馆接收人（签字）：