RS06_北新建材人事档案管理制度.docxVIP

北新建材人事档案管理制度 QB.GL RS06-2015 PAGE PAGE 1 北新建材人事档案管理制度 第一章 总则 为规范公司人事档案管理，根据国家有关法律、法规的规定，结合 公司实际情况，特制定本制度。 本制度适用于北新建材总部所有员工。外埠分子公司员工可委托当 地人才机构管理人事档案，并参照本制度制定相应的管理规定。 行政人事部负责员工的人事档案管理工作，具体任务包括：建立、 接收和妥善保管公司京籍员工的人事档案；建立非京籍员工的人事副档；按照国家相关规定及时安排填报、搜集和补充员工的人事档案材料；为员工办理有关档案的查阅、证明、退休和转递工作。 第二章 人事档案的转入与建立 公司正式接收录用的应届大中专毕业生，及因工作关系调入公司工 作的内聘员工，应及时办理档案转入手续。档案转入原则上应由原存档机构转递，不得由员工本人携带。对调入职工档案，经查对无误应及时退回档案回执。 人事档案转入时，人事专员应对档案内容进行审核，对档案关键内 容缺项，或与档案目录不符的，不予接收，并出具书面理由（人事档案所包含的内容见附件）。 对档案不转入公司的员工，通过试用期之后，行政人事部应为其建 立人事副档。 第三章 人事档案材料的收集与归档 人事档案的内容包括但不限于：员工招聘入职时，填写信息采集表、 面试评估表、体检报告、就业协议等应由招聘专员及时将相关材料收集归档；员工入职后，转正定级、工作异动（晋升/降职/调动）、职务任免、奖惩、参加重要培训、取得资格证书、学历学位证书、党团关系变动、出国（境）等事项时，人事、培训及薪资岗位人员应及时将相关材料递交档案管理专员归档。 根据公司密薪管理的要求，员工工资调整时，调薪材料由薪酬专员 统一保存，在员工退休前暂不归档。绩效专员应每年组织各单位员工填写绩效考核记录，加盖所在单位部门公章后提交档案管理专员归档。 材料归入人事档案前，档案管理专员应先鉴别材料是否符合归档要 求，并按照材料的属性、内容确定归档位置，在目录上登记材料名称及有关内容。 人事档案材料须统一使用A4或16开规格的办公用纸，并使用黑色 签字笔填写，档案材料填写应保证信息真实、完整、齐全、文字清楚。 人事归档的材料手续须完备：应加盖公章的必须有红章原件；应 与本人见面的材料（如员工登记表、转正定级表、审查记录、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人签字。 档案整理工作采用定期整理与经常性整理相结合。公司统一变更 的补充材料每年集中整理一次；新进人员的档案一般在3个月内整理归档；个人零星的补充性材料每月归档一次。 第四章 人事档案的查阅、借阅 人事档案原则上只允许档案管理员、党委工作部负责人、纪检监 察室负责人、行政人事部人事专员、人事主管及行政人事部负责人查阅。任何人不准借阅本人档案和随意查阅他人档案。 人事档案一般不许借出档案室，特殊情况经人事部领导批准后方 可借出，借出档案者需按照公司档案室要求完整填写《档案借阅单》，并应按期完好归还，归还时需填写清楚归还时间及归还者姓名。 借阅人事档案原则上应当天归还，如有特殊原因需延长日期归还， 应经行政人事部负责人批准办理续借手续并明确归还日期。 借阅档案严禁涂改划圈、撤换档案材料，同时不得向外泄漏档案 内容。 对借出归还的档案，档案管理员要认真核对无误后向借阅者退还 回执。发现问题要向借阅者当面提出，并由借阅者签字确认。 个人档案原则上不得由外单位调阅，确有特殊原因外单位需要调 阅的，须持组织部门介绍信，经行政人事部经理批准，并由当事人办理手续后方能调阅。 第五章 人事档案的转递与保管 人事档案转递，必须经过行政人事部盖章密封后派专人送取或机 要局邮寄，不得以平信、挂号信等公开邮寄，不能交本人携带。 第二十条 档案转出后档案转出人员要在1个月内查询并留存 回执。如逾期一个月无回执，档案转出人员应及时与档案转入单位沟通查询和索要回执，以防档案丢失。 本公司员工的个人档案在公司免费存放。非本公司员工不得将 个人档案存放于本公司。公司员工调动、离职时应在离职手续办理完毕三十天内将个人档案转出，对未及时转出的，公司无义务提供相应的服务。 人事档案管理和查询人员不得擅自向他人提供档案或泄露档案 内容；整理档案过程中不得丢失档案材料，不得随便议论档案内容；不得将档案材料带至公共场所；不得随意抽出、转移、分散和销毁档案材料。需要销毁的材料，必须进行登记，经行政人事主管领导批准后，方可销毁。 第六章 附则 人事档案不得伪造和篡改。对伪造篡改人事档案的，当事人和有 关责任人要核减绩效工资500－2000元，并承担所有法律责任。 借阅人造成人事档案破损、遗失的，当事人要核减绩效工资500 －2000元，并承