房地产公司档案管理.docVIP

档案管理办法 第一条：范围 1．本制度适用于公司档案的管理。 2.凡属公司经营管理过程过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于公司档案。 第二条：管理原则 1．统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。 2.保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。 第三条：档案分类 公司档案分为：文书档案、财务档案、人事档案、工程技术档案（各项目资料）、图纸资料、建设工程其他资料。 第四条：管理部门 1.行政人事部负责文书档案、人事档案、工程技术档案的管理。 2.财务部负责财务档案的管理。 第五条：行政人事部管理职责 1.制定或参与制定档案工作的规章制度。 2．对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。 3．做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。 4．提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 5．指定专人负责档案管理工作。 第六条：财务部管理职责 1.制定财务档案管理制度。 2．对企业财务档案的归档工作进行管理。 第七条：档案管理员管理职责 1.严格执行公司制定的档案管理制度。 2．负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。 3．采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。 4．做好档案的保密工作。 5．每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。 6．每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。 第八条：文书档案管理规定 1.公司文书档案分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料、行政类合同、财务类合同等。 2.文书档案保管年限：长期 3.文书档案编号原则： 文书档案编号= 一级类目代号 + 二级类目代号 + 年度号 + 案卷号 案卷号以流水作业编号。 举例示意: ХХ——WJ——11 —— 01 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┗━━━━ 案卷号： 01 ┃ ┃ ┗━━━━━━━ 年度号：2011年 ┃ ┗━━━━━━━━━━ 二级类目代号：项目 ┗━━━━━━━━━━━━━一级类目代号：ХХ有限公司 第九条：档案保管 1.档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。 2．认真做好档案管理工作，定期对档案进行核查、整理工作。 3．档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损，应及时修补。 4．档案管理员因工作失误丢失档案，须承担相关责任。 第十条：档案的借阅、查阅、使用 1.公司档案借阅查阅范围：公司内部各部门。 2．借阅、查阅需办理相关手续，经部门负责人初审，行政人事部经理复审，可办理借阅、查阅手续。 3．重要档案及机密档案不借阅，可查阅，须由总经理批准，查阅档案应于公司档案室内查阅，不予携带出档案室。 4．档案借阅时间为2天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。 5．申请档案复印的，经登记后，由档案员负责复印发放。 6．借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。 第十一条：档案的销毁 1.无效、失效档案由档案管理员申请，填写待销毁档案目录信息，经部门经理初审、总经理复审，董事长批准后方可销毁。 2．销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。 第十二条：档案密级 1.有密级的档案按照密级管理执行。 2．无密级的档案按公司规定执行。 3．档案密级见相关规定。 第十三条：图纸资料的管理规定 1.图纸资料指施工图（不包括项目报建形成的控规图纸、总图、红线图等）。 2.施工图按公司相关规定审核后，由工程助理负责登记、保管、分发图纸。 3.施工图分发按照总工办图纸下发要求进行分发。 4.竣工图要求按照施工合同要求及公司规定执行保管及分发。 第十四条：建设工程其他资料管理规定 1.项目部现场资料由项目部各专业工程师负责管理，或由项目部指定专业工程师兼管。 2.材料验收等资料由材料部负责管理。 3.对于合同、变更洽商、材料批价、招投标文件、概预算书、结算书、结算审批表、竣工验收报告、竣工验收备案表等重要工程档案资料，各部门应在取得后3个工作日内将其原件交行政人事部存档、保管。 4.其他未尽档案资料按公司相关规定执行。 2012年7月20日 档案材料登记表 序号 归档文件名称 内容概要 存档时间 存档人 接档人 备注