IPT模式下的企业档案工作研究.docxVIP

I PT模式下的企业档案工作研究 摘 要：IPT逐步成为产品研发和项目管理的趋势，文章对IPT模式 的内涵与特点进行了介绍，分析了 IPT模式给企业档案工作带来的冲 击，进而指出知识管理是IPT模式下企业档案工作的必由Z路。 关键词：企业档案；知识管理；并行工程；IPT 为缩短从产品设想到市场化过程的时间，很多企业开始把目光转 向新产品开发的内部流程管理优化，其屮并行工程对新产品开发成功 的影响引起了人们的高度关注。随着信息化技术的发展，数字化条件 下的并行协同工作环境逐渐建立，一种基于并行工程理念的先进项目 管理组织模式——IPT模式随Z产生。这种团队式项目管理组织模式, 打破了按组织单位和专业分工的传统工作模式，极大地提高了工作效 率，优化了系统组织结构，也给当前的企业档案工作模式造成较大地 冲击。 1. IPT模式 IPT模式的内涵 IPT (Integrated Product Team)是以任务为导向，具有明确交 付物，由跨单位、跨部门的不同专业人员和管理人员组成的联合工作 团队。 首先，IPT模式着眼于整体产品而不是与产品有关的单一部门或 单一专业，打破了组织内部各机构单元的界限，是一种基于任务本身 的多部门多专业相互联络的矩阵式项目管理组织形式。其次，IPT建 立在并行工程原理的基础上，是一种针对庞大、复杂项目的创新管理 方式。所有IPT成员被委托以共同的目的、行为目标和工作方法。对 于特定的产品和目标,IPT团队共同制定计划来确定和解决有关问题, 集成、并行地进行决策，从而完成产品目标、满足用户要求。最后, IPT建立在组织变革的基础上，是一种全新的相互信任、相互协调、 相互沟通的组织文化。为完成产品的集成，IPT成员之间及IPT团队 之间需要衔接与合作，还需要不断地与供应商、客户交流。 IPT模式的作用及特点 IPT模式的实施颠覆了传统的串行组织模式，不再刻板地依从各 个模块之间的先后顺序，而是让下游的模块事先参与进來，做到部门 跟着任务走，减少了部门间因沟通不畅造成的差错、报废及返工。此 外，由于IPT模式的实施，IPT成员间以及IPT团队间的协调沟通增 加，组织间的障碍减少，更利于领导者在合适的时间做出合适的决策。 IPT模式不适合应用在紧急、特殊和日常事务中，但适合于庞大 的、复杂的工程。矩阵式组织结构使IPT优缺点并存，如表1所示。 表1： IPT模式的优缺点 特点 优点 缺点 (DIPT成员来 自各个职能部 n； (2)IPT是根据 项目而组织的。 机动、灵活，可随项口的 开发与结束进行组织或解散， 能实现合理调配资源； 加强了不同部门之间的配 合和信息交流，克服了直线职 能结构屮各部门互相脱节的现 象； 任务清楚，口的明确，各 方面有专长的人都有备而来。 当任务完成以后，仍要回原单位， 因而容易产生临吋观念，对工作有一?定 影响； IPT成员都来自不同部门,隶属关 系仍在原单位，所以项口负责人对他们 管理困难，没有足够的激励手段与惩治 手段； IPT工作性质要求IPT成员听从 IPT组长的指挥，但是，这往往会引起 原来职能部门领导的不满。 2. IPT模式给企业档案工作带来的变革 IPT模式下，项目组织从“职能式-弱矩阵”向“强矩阵”转变、 从“专业主导”向“产品主导”转变、从“专业分工管理”向“各专 业协同融合”转变，项目组织管理模式的变革必然要求相应的管理职 责和管理流程的变化，也必将给企业档案管理工作带来重大革新。 2.1从实体管理到数据管理 从管理对象而言，IPT模式下企业档案管理将从实体管理走向数 据管理。IPT模式下，为方便沟通、提高效率，数字化协同设计平台 的建立势在必行，关联设计、三维审签、数据发放等环节全部在数字 化协同设计平台开展。一方面，随着数据量的急剧增长，半结构化、 非结构化数据如三维文件的大量产生，对系统、软件等的高度依存, 传统的纸质管理模式难以为继。另一方面，随着串行模式到并行工程 的转变，设计、制造、交付、维修等产品全生命周期内各环节之间的 耦合度增加，人员之间的协作与沟通更加频繁，对信息的共享、反馈 要求更高，要求用信息流将各管理层次、并行工作小组、用户、供应 商等连接起来，做到信息流与物质流的一致与同步。为保证信息的准 确性与及时性，有效推动项目进展，从实体管理到数据管理成为必然, 而基于数据驱动的档案管理也将史加开放、准确、高效。 2.2从后端管理到前端控制 从管理过程而言，IPT模式下企业档案管理将从后端管理走向前 端控制。前端控制是文件管理和档案管理的重要理念和基本原则，其 核心思想是：整体规划、业务环节提前、全过程监控。当前，企业档 案工作屮大多通过“三纳入、四参加、四同步，等来践行前端控制理 念，但从实际效果来看，往往事倍功半、收效甚微。原因在于：