事业单位档案管理信息化发展的必然性及实现.pdfVIP

·154 · 信 息技术 事业单位档案管理信息化发展的必然性及实现 陆宏石 （黑龙江省水利水电勘测设计研究院，黑龙江哈尔滨 150000） 摘 要：档案管理工作是事业单位的重要工作内容，提高档案管理工作的效率能够使事业单位实现更好的发展。在信息技术飞速发 展的今天，各个行业对信息技术都有所涉猎，事业单位也应积极学习信息技术，将该技术应用于档案管理工作中。针对事业单位档案管理 信息化发展的必然性进行了分析，探究了信息化管理的方法。 关键词：事业单位；档案管理；信息化；必然性 社会经济的发展带动了信息技术的发展，目前，信息技术已经 办法，并在此基础上对自身的特点进行分析，购进符合自身发展的 被广泛应用于各个领域之中。信息化技术的应用使工作的效率得到 信息化设备，提高管理工作的合理性。在设备投入使用前，要对工作 了提升，同时也使生产力水平得到了很好的发展。事业单位的档案 人员进行专业化培训，使其了解设备的性能，以便于在日后的工作 管理工作所涉及的内容较多，在档案管理工作中加入信息化的内容 中更好的对设备加以应用。 能够提升管理工作的效率，使管理工作的工作效率更高。目前，事业 2.3完善应用软件。信息化管理的进行与信息软件的运用有着 单位的档案管理工作还存在着一定的滞后性，管理人员必须认识到 很大的关系，因此在实施管理工作时还要对软件进行开发，使硬件 这一点，加强对先进知识的学习和运用，使档案管理工作水平更上 和软件能够协同工作，共同完成档案管理工作。在开发应用软件的 一个台阶。 同时，还要建立杀毒系统，安装杀毒软件，完成对系统的安全管理， 1事业单位档案管理信息化发展的必然性 保证信息管理工作的安全性。如某企业在实施完成软件的开发后， 1.1信息化管理具备环境上的优势。在传统的档案管理工作中， 在信息设备中安装了360杀毒软件，能够对信息系统中的病毒进行 多采用纸张记录的方式对资料进行管理，这种管理方式不仅降低了 有效识别，减少了系统的安全威胁。 管理的效率，还使档案的安全受到很大的威胁。由于纸质材料极易 2.4完成总体规划。为了使档案管理工作能够更加协调的开展， 受到环境等因素的影响，当环境湿度过大时，材料很容易受潮腐烂， 事业单位要完成总体的规划工作，以提高管理工作的灵活性。在完 造成资料遗失等现象。由于档案管理工作所涉及的内容较多，单纯 成总体规划时，要对人才的信息需求进行全面的考虑，构建符合单 的手写记录难以达到工作的要求，因此必须找到一种有效的方式来 位发展的信息管理系统，利用网络模式的可扩展性和灵活性对管理 完成档案的管理工作。信息技术的出现解决了档案管理工作中的诸 工作提供源源不断的动力，使事业单位的发展符合市场发展的要 多问题，将信息技术应用于档案管理工作中不仅能够提高工作的效 求。 率，也能优化信息记录的环境。信息化技术对环境没有太高的要求， 2.5建立档案信息网站。档案信息网站是事业单位档案管理部 不良的环境因素不会对档案管理工作造成太大的影响。与传统的档 门的信息站点，档案信息网站的建立能够将纷繁复杂的档案信息联 案管理工作相比，信息化管理只是对电磁干扰有着一定的要求，对 系在一起，对档案的管理有着积极的作用。该网站主要以网页的形 其他的环境因素没有过于苛刻的要求，具有显著的环境优势。 式为管理人员提供相应的管理信息，使管理人员能够完成信息的网 1.2信息化管理具备查询上的优势。传统的档案管理限制了查 上查询和浏览、电子信息的归档以及文件的下载等多种任务。在建 询工作的进行，由于档案管理工作所涉及的内容较多，查询工作往 立档案信息网站的过程中，首先要根据事业单位的规模选择适合的 往要耗费大量的时间和精力，且查询工作的进行会使档案与外界的 应用软件，建立符合企业发展的信息管理系统。其次要保证网站的 空气接触，加速了档案的损坏。信息技术的应用成功解决了这一问 安全性，为相关的管理人员设置权限，避免网站遭受他人的破坏。定 题，利用信息技术对档案进行保存能够使查询工作更好的开展。管 期对网站进行维护和检修，一旦网站出现安全问题或