大连理工大学学生档案管理细则-大连理工大学档案馆.PDF

大工档 〔2018 〕6 号 大连理工大学学生档案管理细则 为做好我校学生档案管理工作，促使学生档案管理工作规范 化、制度化，根据 《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理 办法》《普通高等学校学生管理规定》《辽宁省学籍档案管理暂行 办法》等法律法规和《大连理工大学档案管理办法》，结合我校实 际制定本管理细则。 一、学生档案管理基本原则 （一）学生档案是学生在校期间形成的，记载了学生的学习、 思想、健康等诸方面成长过程的原始资料。 （二）学生档案是党和国家选拔录用人才的重要参考依据， 档案材料必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其 有关情况。 （三）学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分， 实行集中统一管理，以确保学生档案的完整、准确、系统、安全。 （四）研究生院、学生工作处、团委、招生就业处、教务处、 组织部等有关职能部门和各学部（学院、部）是学生档案材料的 形成部门。各有关职能部门和学部（学院、部）应确定至少 1 名 学生档案兼职管理人员负责本单位学生档案材料的收集、整理和 1 归档工作。兼职档案员按照本管理细则及时将档案材料向档案馆 移交。 二、学生档案归档范围 学生档案材料的归档范围主要包括学历教育学生的高中档 案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、 毕业生登记表等，具体范围如下： （一）本科生档案材料的归档范围 1．高考档案 (高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报考 材料、体检表、党、团组织材料等) ； 2 ．学生登记表、高等学校毕业生登记表、体格检查表、学生 成绩单、学位授予通知书及毕业生就业报到证； 3 ．加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组 织的材料； 4 ．奖励材料（学生在校期间因表现突出获得的院级、校级及 校级以上等奖励材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、 优秀团干、优秀毕业生、专项奖学金等）； 5 ．处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免 于、撤消处分的意见等）； 6 ．服兵役期间形成的档案材料； 7 ．学籍异动材料（休学、复学、退学、转学、参军、出国、 延长学习年限等）； 8 ．选调生登记表和审批材料。 （二）研究生档案材料的归档范围 1．考取研究生（非定向非委培）前个人档案材料（高考档案、 本（硕）、专科档案、党、团组织材料、有就业经历的要有工作期 2 间的相关档案材料）； 2 ．研究生入学登记表； 3 ．研究生毕业登记表； 4 ．答辩情况表； 5 ．体检表； 6 ．研究生（非定向非委培）就业报到证； 7 ．学位授予通知书； 8 ．选调生登记表和审批材料。 三、学生档案归档要求 （一）各有关职能部门和学部（学院、部）要做好学生在校 期间形成的档案材料的收集整理工作，在材料形成的学年末，移 交档案馆。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣后 10 个工作日 内向档案馆归档完毕。归档材料交接时，须提供档案材料移交清 单，经档案馆有关人员审核校对后，由归档单位将归档材料装入 档案中。 （二）学生档案管理人员要对收集的材料认真鉴别。属于归 档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经形成单位 盖章后方能归档，归档材料不符合归档要求，档案馆有权退回， 由送交单位按要求重新组织办理；不属于规定归档的材料，经过 鉴别，可视情况分别处理；凡不应归档的材料退还形成材料的单 位处理。 （三）学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等 表格时，学生姓名书写要准确，改名要及时补充派出所出具的证 明文件。档案材料中的姓名、出生年月应一致。档案材料填写时， 要用蓝黑或碳素墨水，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水 3 和复写纸书写。 （四）新生入学档案由档案馆负责接收、登记、整理。在新 生入学 3 个月内，由各学部（学院、部）完成本科生档案复查工 作，并告