20105记录控制程序.docVIP

PAGE 4 中南勘测设计研究院企业标准 QB/ZNY201.05-2008 质量/环境/职业健康安全管理体系 记 录 控 制 程 序 2008-06-12 中 南 勘 测 设 计 研 究 院 发 布 PAGE 1 PAGE 3 记 录 控 制 程 序 1 目的 对记录进行控制，以证明产品、过程符合要求，质量、环境、职业健康安全管理体系运行有效。 2 适用范围 本程序规定了记录的建立、收集、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的要求。 本程序适用于我院质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的记录的控制和管理，包括来自供方的记录。 3 术语和定义 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 4 职责 4.1 科技信息部负责编制质量、环境职业健康安全管理体系文件规定的通用记录表格清单，在院网上公布，并及时更新；负责已归档的记录的标识、贮存、保护、检索和处置。 4.2 与产品、过程、活动有关的记录的收集、标识、贮存、保护、检索、处置等工作由相关文件规定的单位/部门和人员负责。 5 控制程序 5.1 记录的产生和格式 5.1.1 执行管理体系文件一般都要求形成相应的记录。 5.1.2 5.1.3 5.2 记录填写要求 5.2.1 记录填写应如实、及时，记录应整洁、清晰，易于识别。 5.2.2 规定填写的栏目必须填写准确、完整、不得空缺，因表式通用化引起某些栏目不需填写的应划“/ 5.2.3 要求归档保存的记录书写材料应符合QB/ZNY301.09《 5.2.4 记录一经形成，原则上不得随意修改。记录如有笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上划改，但应保 5.3 记录的标识 5.3 5.3.2 记录的代码即表格的“代码”，由所在文件（程序文件或作业文件）的层次码、应用范围码、文件流水号、表格流水号及发布年号构成。如：201.06-01 5.3.3 记录编号主要包含单位名、工程名、年号和流水号。体系运行管理记录（如内审记录表、培训记录表等）可采用“单位简称+[年号]+流水号”形式，如“技质[2008]01”；产品实现过程记录可采用“工程名+室名+[年号]+流水号”形式，如：“向家坝坝二室[2008] 5.4 记录的收集、贮存和保护 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.5 记录的保存期限 5.5.1 与产品有关的记录由责任单位/部门整理随产品归档，其保存期限与产品同期，具体执行QB-ZNY301.09《归档实施细则 5.5.2 与管理体系运行有关的记录，如管理体系文件审批稿、管理体系审核报告、管理评审报告、培训与考核记录等由责任部门/单位按QB/ZNY301.09《归档实施细则》要求立卷归档，其保存期限执行相关文件。其他的体系运行管理性记录由责任单位/部门自存，其保存期限应根据记录的性质确定，一般为1～4年,必要时可延长。 顾客有要求时，记录的保存期限由供需双方商定。 5.6 记录的检索 5.6.1 各责任单位/部门对保管的记录应及时整理、编号、编制目录，方便检索。 5.6.2 查阅已归档的记录，按档案借阅有关规定办理借阅手续。 5.6.3 查阅单位/部门自存或尚未归档的记录，须经记录保管单位/部门领导批准方可办理查阅手续。 5.6.4 记录一般不提供给院外的单位，当合同有要求时，在商定期内可提供给顾客或其代表查阅，借阅时应登记；无合同要求场合，若记录外借，需经归口管理部门领导批准，必要时经主管院领导批准，方能借出复印件。 5.7 记录的处置 销毁过期的记录应按规定履行有关手续。已归档的记录销毁前应按有关档案鉴定销毁规定履行鉴定、审批手续；各单位自存的记录需销毁时，应填写“资料销毁审批表”(附录A)，经主管领导批准后执行。 6 相关/支持性文件 QB/ZNY301.09《归档实施细则》 7 记录和表格 资料销毁审批表(附录A) PAGE 1 4 附录A 资 料 销 毁 审 批 表 代码：201.05-01[2008] 编号： 序号 名 称 数 量 处 理 原 因 编制单位 编制日期 原编号 审批意见 份 页 执行人： 监督人: 日期： PAGE 5 文 件 编 制/修 订 记 录 序号 日 期 编制/修订内容简述 编制/修订人 审查人 批准人 1 1998.05.05 编制发布 王佑莲、肖明生 李玲龙 2 1998.09.25 修订换版 肖明生 李玲龙 3 2001.04.25 修订换版 王佑莲 李玲龙 4 2003.05.30 换版(2000版) 王佑莲 李宁 李玲龙 5 2