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如何规范档案管理 内容摘要： 一、档案的定义 二、文书处理 三、档案整理 主要内容： 一、档案的定义 档案就是各机关、企事业单位、人民团体在社会活动中形成的各种文件材料（文书材料、技术图纸、照片、影片、录音、录像、影碟、U盘）经过系统的整理、归档、入柜。这就是档案。 二、文书处理 又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。 1、基本原则和要求是：及时、准确、保密。 2、文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档 (或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。 3、拟办 。即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。包括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期；②对内容复杂的文件予以摘要；③查询并附录文件中涉及的有关指示或规定，为领导人批办提供依据；④查询前案处理过的有关文件，供领导人参考，使批办前后衔接具有连续性；⑤对需要批办的文件分清主次缓急，依次报批，以增强批办的计划性；⑥对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。 4、批办 。是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导人对需要办理的重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法,并签署姓名和日期,以指导承办者对该文件的办理。批办的意见要明确、具体，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行的上级组织来文,要批示组织实施的具体方案;对需要具体办理的来文,要批示办理的要求与承办时限及承办人选；对只需阅知的来文，要批示传阅或传达的时限和范围;对需要回复的来文,要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个或两个以上单位会同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。 5、催办。分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。要求和方式：①建立健全催办制度，一般文件责成文书人员催办，重要文件由领导人亲自催办；②拟制文件催办单(或卡)，对需催办的文件逐件登记，随时记录催办情况,定期汇总,向领导人报告；③一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人调查，使催办与查处结合起来。 6、核稿。是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。从以下方面进行：①严格控制发文数量，检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文，防止滥发文件；②严格控制发文方向，即审核发文的接收单位是否准确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件；③对于领导指导性的下行文件，审核是否具有合法性与可行性，防止违反上级机关的政策、规定或不切实际；④对于呈请性上行文件，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与字迹材料是否符合国家标准与有关规定。 7、签发。是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。即单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名和日期。签发要求：①根据文件性质分层签发，以单位名义制发的重要的或涉及面广的文件由正职或主持日常工作的副职领导人签发；有的文件可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；以部门名义制发的业务性文件可由部门领导人签发。②单位制发的重要文件均应经过综合部门审核修正后再予签发。签发赋于发文以法定效力，使其成为定稿，并可据其印制文件正本。 三、档案管理 1、如何做到档案的齐全完整，这就需要各机关企事业单位有关文书处理、档案管理人员去作一些收集工作。收集工作主要就是通过例行制度和专门的征集办法，把分散在机关各科室、领导个人手中或失散在其他地方的文件材料进行归档，实行集中统一由档案室管理。这样就需要单位制定相应的收集、接收制度、档案管理制度等各项有关档案方面的措施。《档案法》第三章第十条明确规定，对国家规定的应当归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理，任何个人不得据为己有，否则属于违法行为。此外，建全档案机构，由主管档案工作负责人任领导组组长，负责文书处理工作的负责人作副组长，成员是档案管理人员。档案工作人员要做到认真学习贯彻党的各项方针政策和有关档案方面的知识，提高自己的业务水平，热爱本职工作，努力钻研业务，注意积累资料，掌握档案工作的特点和规律，提高工作能力。为了便于保管和利用，整理档案必须考虑对档案的安全保管和实际利用方便，档案的整理质量的好坏，