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附件1：海南医学院高等职业教育学院 附件1： 发文格式标准 为提高文件印发质量，树立高职院良好形象，参照《国家行政单位公文格式》，特制定本学院发文格式标准如下： 1、发文字号：由发文单位代字、年份和序号组成。用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。 2、文件标题：用小2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 3、主送单位：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 4、文件正文：主送单位名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号宋体（加粗）字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 5、附件：文件如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 6、成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见第8、9项。 7、文件生效标识：文件生效标识是证明文件效力的表现形式。它包括发文单位印章或签署人姓名。文件生效标识有以下两种情况，一种是单一发文单位，另一种是联合行文的单位。 8、单一发文印章：单一单位制发的文件在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 9、联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 10、特殊情况说明：当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 11、附注：文件如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 12、主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小3号宋体字；词目之间空1字。 13、抄送单位：文件如有抄送单位，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。 14印发单位和印发日期：位于抄送单位之下(无抄送单位在主题词之下)占l行位置；用小3号仿宋体字。印发单位左空l字，印发日期右空1字。印发日期以文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 15、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 16、文件中表格：文件如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。文件如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。 （图1）17、装订要求：文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处；平订钉锯与书 间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。 （图1） 18、文件用纸张：采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。双面印刷；页码套正，两面误差