专题5-会展项目管理1.pptVIP

专题5 会展项目管理 第一节 概述 一、项目管理 （一）项目 1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内， 达到预定质量水平的一项一次性任务。 （中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”） 2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务： 具有一定的目标; 具有时间、财务、人力和其他限制条件; 具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901） （二）项目涉及的因素 （三）项目的生命期和阶段性 概念（启动）阶段（Conceive） 开发（规划）阶段（Develop ） 实施阶段（Execute ） 收尾（结束）阶段（Finish） 二、 会展项目管理 1、会展项目类型 会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式。根据会展项目主题不同将会展项目划分如下： 产品交易型（以产品交易为目标，如车展、房展等） 科技展示型（以某种高科技产业或优势产业为依托，如深圳高交会） 综合博览型（以宣传本地人文资源，如文化、艺术、体育等为宗旨的大型展览活动，如2010年上海世博会） 会议洽谈型（以重要城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛行动等，如APEC，博鳌亚洲论坛等） 3、会展项目管理过程 会展项目管理者根据项目运营客观规律要求，运用系统观点、理论和方法，对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现目标的各项活动总称。 会展项目管理的过程 成本、进度、质量三者之间的相互关系 成本 项目阶段中过程的重叠和活动强度 第三节 会议项目管理 一、会前管理 1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精密性的决策思维方式。  会议时间 包括召开时间、时间长短 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素 议程： 一次会议所要讨论的问题及进展程序 举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等 会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 地点：饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1. 适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举行 2. 充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3. 足够的展示空间 : 如果会议同时 , 举行大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间 4. 优越地理位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5. 服务 : 员工的专业知识对提供优良的服务十分重要 选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间 2、会议预算 （1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算 （2）预算内容 交通费：往返交通、会中交通费 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等 杂费 视听设备 住宿费 餐饮费 餐费 早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目： 3、会议营销 （1）营销对象 （2）宣传资料的设计与制作 会议基本情况：主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠措施、联系方式等 （3）销售渠道 直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：咨询机构等 （4）促销手段 广告宣传：刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销：电子邮件、会展网站 电话营销：会前两月左右，注重技巧 公共关系 会议反馈表 4、会场布置 （1）会议室 上下相对式：主席台和代表席上下面对 全围式：不设专门主席台 半围式：主席台正面和两侧安排代表席 分散式：若干个会议桌组成 并列式：纵向或横向并列 会议室的布置 剧场一层 中空形 圆形 中空-正方形 中空——长方形 .中空-椭圆形 董事会长方形会议室 U形于马蹄铁形 叠层U形 E教室形 教室型 讨论会（宴会）形 常见座椅安排 U字形 课堂型 剧院型（礼堂型） 会议型 （2）主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边 （3）会场装饰 会标、标语和国旗 花卉或绿色植物 （4）设施 音响：麦克风、音箱等 放映设备：投影和屏幕 灯光： 录像： 同声翻译系统 其他设备：挂图、黑板等 二、会中管理 1、接站