试论校园档案数字化建设.docxVIP

　　一、高校档案管理数字化建设的必要性一有利于高校档案内容的信息化。 　　首先高校传统的档案管理工作主要体现于实物保管。 　　这种实物管理有极大的人为弊端。 　　譬如管理员的疏忽与遗漏。 　　过于繁重的工作量，对于管理员来说一直是个难题。 　　档案多而乱，缺失不全的现象时有发生。 　　管理员常常是深陷案海之中却毫无头绪，伤一发而动全身的事实导致档案记录与整理难度进一步加大。 　　但是现代化与数字化的档案管理就可以规避以上问题。 　　因为信息化管理平台的建设促使高校档案信息收集的自动化与网络化，不仅拥有得天独厚的信息收集条件，而且依靠计算机网络的庞大数据库还可轻松完成信息储存。 　　一切档案信息都将在同一时间归整。 　　同时这些档案信息也可以通过计算机的自动编目与自动检索完成储存立卷和自行转档等管理工作。 　　其次，纸质和实物保存方法的占地面积大，不如将档案储存在硬盘中保险与轻便。 　　这种数字化形式的转换不仅可以节省人力成本，而且还可优化工作效率。 　　作为网络技术平台，信息化的档案管理可令人不受空间与时间的限制进行信息上传和档案查阅。 　　高校档案管理的信息化与数字化在最大限度上开放了个人档案的查阅、收集、编撰、搜索等网络通道，更有利于档案查阅工作的高效运作。 　　二有利于高校档案管理工作的规范化。 　　高校档案管理工作作为高校行政事务的主体，在学校管理中处于重要位置。 　　档案管理的高效与否直接决定着学校管理秩序的正常运行。 　　信息化与数字化的档案管理模式可以促使高校档案管理工作的规范化和高效化。 　　不仅可令档案管理员及时将档案信息进行归处理，还能将各类基础文档进行及时上传与归档。 　　通过信息化的网络平台实现文档管理的权限设置，建立领导处理意见的通知与下达以及个人的权限查阅。 　　至年终归档中可在数据库中下载档案信息的清单，然后在系统中完成整个档案信息的盘查工作。 　　上传档案管理数据到信息化档案管理系统的数据库中，直接就可完成档案信息的录入。 　　分档处理与编号整理等信息化管理程序也都是数字信息化的高效运用。 　　如此一来不仅实现管理管理的高效运行，也能够使不同部门之间的工作得到沟通和协调，促使高校档案管理工作的创新发展。 　　二、档案数字化建设中存在的问题一档案工作标准化、规范化缺乏。 　　高校传统的档案管理模式根深蒂固。 　　如今建设信息化的档案管理平台可能会遇到标准缺失等技术问题。 　　虽然档案管理软件五花八门，但是具有实用性的软件却十分鲜有。 　　我国在信息化档案管理的网络建设中缺乏实用型与应用型的软件开发和自主创新。 　　档案管理软件往往漏洞百出，在实际管理过程中缺乏统一的规范和标准。 　　譬如档案管理软件的型号与质量具有很大差异，可见我国高校不重视信息化档案管理平台的建设，不仅未引进科学的硬件设施，而且未建立档案管理系统中规范的编码与标准。 　　二档案信息资源的开发手段落后。 　　高校传统的档案管理模式体现于纸质与实物管理，这样的模式存在诸多弊端。 　　纸质容易混乱和丢损，而且还需要留置空间。 　　分档与查阅起来非常不便。 　　而其他档案的载体形式，譬如声像档案最终也会被无形态无空间无人工的电子档案所代替。 　　档案信息资源的开发其实是多载体与全方位的信息资源转换。 　　高校档案管理工作不能只限于档案的归档与记录，更要对分档后的档案信息内容进行熟悉和掌控。 　　只有时刻跟进收集、下载、查阅、销毁等管理程序的更新，才能促进高校档案信息化网络平台的建设与开发。 　　在实际的操作过程之中，因为制度缺乏创新或者遭到抵制，不少档案资源开发的技术推广效果欠佳。 　　三缺乏复合型人才。 　　高校档案的信息化管理需要兼顾档案管理与网络技术的专业人才。 　　档案管理的信息化不仅是现代化的网络管理平台应用，更是档案管理中实现信息化与数字化的资源整合。 　　管理人员必须经过系统的档案培训课程，对自动化与网络化档案管理平台的技术应用进行统一的学习与实践。 　　如果信息化档案管理人员的专业知识与个人素质偏低，就会影响档案管理平台的正常运作以及绩效达成。 　　高校内也普遍存在不重视档案管理工作，应聘者大多属于知识单一和技能不足的社会人员。 　　由于缺乏信息网络技术与档案管理知识，所以管理员根本达不到发展信息化档案管理平台的建设要求与发展潜质。 　　特别是当前不少高校档案管理人员存在着年龄结构偏大，知识结构陈旧，思想保守等一系列的问题，对于档案服务工作产生了很多消极影响。 　　四存在安全隐患。 　　高校档案的信息化管理主要表现为应用网络技术和档案管理知识。 　　所以很容易出现网络安全问题。 　　在管理档案信息的过程中尤为应该重视档