chap2 行政公文写作3 应用文写作 教学课件.ppt

立卷与归档 公文办理完毕后，应当概括《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 应归档的文件材料 1.上级来文 需要贯彻执行的上级重要会议文件, 上级业务主管部门的法规性文件, 上级视察工作形成的文件材料, 代上级草拟并被采用的文件, 上级单位转发本单位的文件等. 2.本单位形成的文件 本单位重要会议文件; 各种正式发文; 请示与上级的批复; 反映本单位业务活动的文件材料; 各种工作计划、统计报表; 本单位领导公务活动中形成的重要信函、电话记录; 本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员 编制等文件材料; 本单位的历史沿革、大事记、年鉴; 反映本单位重要活动事件的简报 、荣誉奖励证书; 信访工作材料; 本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料; 本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料; 本单位外事活动中形成的文件材料等. 3.下级报送的文件 下级单位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件; 下级单位报送的法规性备案文件等. 4.相关文件 普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等. 不归档的文件材料 1. 本单位的重份文件. 2. 一般事务性的无查考、保存价值的文件. 3. 上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料. 4. 上级单位征求意见的未定稿的文件. 5. 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿. 6. 未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件. 7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料. 8. 无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信. 立卷归档的工作程序 1.收集文件 将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全. 2.鉴别文件 对收集的文件材料进行分析,鉴别出需要归档的文件材料. 3.归卷 根据归档文件材料的特征,将文件归入案卷. 4.调整 仔细检查归卷的文件材料是否齐全,是否有重份文件或不需要立卷归档 的文件;检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量,进行适当的调 整,最后确定组卷. 5.文件的排列、编号与编目 根据卷内文件数量、来源、时间等情况,按时间、问题、作者、名称、 重要程度等进行排列.然后,按照排列顺序逐件编号.最后填写卷内文件目 录和备考表. 档案保管期限 保管期限从文件产生和形成后的第二年算起. 永久 定期:10年、30年 永久保管的档案 (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 定期保管的档案 （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 公文中常见问题分析 1．文种的误用 主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 a.行文目的不同 报告