业务办公室日常工作经验交流.PDF

业务办公室 日常工作经验交流 华南理工大学分析测试中心 汤敏 2014年10月10 日 中心组织架构 中心领导层 业务办公室 行政办公室 有机分析室 无机分析室 微区分析室 样品室 资料室 业务办职责和功能 •对外检测业务 1、来样检测 负责客户样品的检查、接收和登记，检测样品 的发放，对留存样品登记入库并根据客户要求的保 存条件对样品进行妥善保管，定期进行样品检查和 过期样品的处理。 建立检测业务的总台帐从收样到样品的留存、 报告的出具到报告发放和客户签收、检测费用的收 取情况进行全过程监控。 业务登记表 •对外检测业务 2、检测报告 检查检测报告格式是否标准、检测标准是否超 范围，打印检测报告封面后盖章、发送报告，同时 将报告副本和原始记录及相关检测资料存档保管； 。 3、接待客户对检测业务的相关咨询工作； 4、每年汇总各项数据提供给管理评审。 •质量体系管理 1、业务档案管理 （1）人员档案 一人一档，随时根据人员的变动情况增减档案; 制定人员年度培训计划并对培训的有效性进行跟 踪评价； 根据培训考核结果发放上岗证和校核员证. 建立人员档案的各种表格记录各种证件的发放 情况和发放时间，便于及时查阅 设备上岗证发放登记表 •质量体系管理 （2 ）设备档案 每台仪器独立建档，因保管内容的不同使用设备 档案目录表和仪器室设备档案目录表； 设备的各种检定和校准证书建档保存，使用仪器 状态一览表、设备检定\校准情况汇总表和设备期 间核查一览表进行日常监控； 设备检定/内部校准情况汇总表 •质量体系管理 （3 ）体系文件 体系文件正本、检测标准建档保存；对发放的体 系文件副本、检测标准做好发放和回收记录； 体系文件变更时及时填写体系控制表格后归档、 并对体系文件的相关章节进行更换； 各类授权文件、任命文件和公告的建档保存； 外部评审资料、中心内审报告、管理评审报告归 档管理。 •质量体系管理 （4 ）其他资料 组织进行合格供应商评价，建立供应商资料档案 和合格供应商名单； 标准物质的证书原件建档存放，复印件随标准物 质一起给使用老师； 检测方法资料，相关检测技术资料、标准谱图资 料的建档管理。 •质量体系管理 2、检测质量监控 制订年度的仪器检定和校准计划、设备期间核查 计划和标准物质期间核查计划，按计划安排相关工 作，并组织人员对外检和校准结果进行确认； 协助质量负责人制定年度质量监督计划，按计划 组织实施；协助质量负责人组织实验室内部的比对 和能力验证；每年底组织对监督员工作的年度评价; 每年底对中心年度质量目标完成情况统计分析； 检定/校准工作通知单 •质量体系管理 标准物质的采购由业务办进行统一采购，采购回 来后由业务办对外包装、使用老师对质量进行评价， 年度进行汇总； 接受客户对检测结果的申诉和投诉工作，并及时 上报给质量负责人或技术负责人进行相关处理；对 不合格检测报告及时启动相关控制程序，发通知给 客户追回已发报告原件，并和重发报告复印件和纠 正措施落实情况一起归档保存。 •质量体系管理 3、检测设备管理 组织完成中心新购置设备从可行性论证、招标采购 到验收的整个过程； 协助仪器室老师为新购置设备编写作业指导书和操 作规程； 协助仪器室老师完成设备维修的价格谈判、网上竞 价或招标工作。建立设备维修总台帐，记录从报修 到维修完成情况、维修后内部校准完成情况、维修 费用等信息； 设备维修情况一览表 •质量体系管理 4、其它业务 对检测标准每半年进行一次查新，组织相关仪器进 行新标准的确认工作，及时申报更新，对旧标准进 行作废回收程序； 协助技术负责人组织新方法和非标方法的确认工 作 ； 协助各室进行报废化学试剂和三废的处理 每年提供业务运行的各项数据和体系运行报告。 敬请指正， 谢谢！