《秘书学》第六章事务管理.ppt

第一节　办公环境管理 第一节　办公环境管理 　　 二、办公室环境的构成 （一）硬环境 　1. 办公室所在地。 　2.空气环境。 （1）温度。冬天一般在16°C-25°C，夏季在23°C-30°C之间为最宜。北方冬季供暖地区的冬天应保持在≥16°C。 （2）湿度。相对湿度在40%-60%之间。 （3）清洁度。 （4）空气速度。室温为22°C左右的情况下，空气的流速在0.25米/秒时。 　3.光线环境。光线的方位来自左后方为最佳，左方次之。 　4.颜色环境。办公室宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等。 　5.声音环境。办公室的理想声强值为20-30分贝。 　6.绿化环境。办公室内应摆放些许花卉和绿色植物。 　7.设备环境。办公设备的适用化和现代化能够大幅度提高办公效率。　 　8.安全环境。（1）人身安全；（2）财产安全；（3）防火安全。 　 第一节　办公环境管理 （二）软环境 　1.人际关系。 　2.情感气氛。 　3.工作作风。 　　…… 第一节　办公环境管理 三、办公责任区的管理要求 1.办公责任区的概念 　办公责任区即专人负责管理的为实现某项功能、由办公场所、办公设备、办公物品等各种综合要素组成的区域。 2. 办公责任区的分类 　办公责任区分为个人办公责任区、公用区域、领导办公区域。 3.办公责任区的管理要求 第一节　办公环境管理 （一）个人办公责任区 1.保持桌面、办公设备、办公家具等的清洁、整齐，无瓜皮纸屑。 2.办公室内无吸烟，茶具清洁干净，摆放整齐。一次性口杯应及时处理掉。 3.桌椅摆放有序，办公桌抽屉物品要井然有序，窗明几净，四壁光洁，空气清新。 4.资料、文件、报纸、杂志分类清楚，码放齐整。 5.电话听筒、按键，电脑键盘经常用酒精棉消毒。 第一节　办公环境管理 (二)公用区域 1.办公与会场设备，公用办公桌、茶几、主席台、废纸篓、文件柜、物品柜等。秘书清洁与整理时要做到及时、整洁、有序。 2.物品柜要注意安全。办公室文件柜整理主要是将文件分门别类摆放，并贴上标签。一般大的重的物品应放在最下一层，化学液体、墨水、油墨等也应放在底层。较小物品集中装在盒子中，放于中上层，轻的，不常用的物品放在最高层。 3.将相关设备存放在同一区域，电线尽量隐藏暗处，插座分散安置，防止用电超标造成短路引起火灾。 4.保持公用区域每天做到4S，即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）。 第一节　办公环境管理 (三)领导办公区域 1.领导办公区域的整理应在领导上班前完成，重要的是坚持每天进行整理。 2.设备和文件摆放有序。每天开窗换气，调好空调的温度；给植物浇水，清除残叶；整理桌面，检查办公用品；准备好茶水；搞好清洁卫生。 3.维护领导办公区域的安全，包括信息保密，加固门窗，最好门外走廊安装监控设备。 4.领导使用的办公设备和物品要定时维护。 第一节　办公环境管理 四、办公室的布置 （一）办公室合理布局的作用 　1.有利于人员的分工与合作。 　2.有利于形成有效率的工作流程。 　3.有利于工作的保质保量。 （二）办公室内布置的要求 　1.办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序， 其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉。　 　2.座位间的通道要宽窄适宜，应以事就人，不以人就事。 　3.领导者应位于后方或里面，以便监督 　4.自然光优于灯光，光线最好来自左后方。 　5.常用公用办公设备应集中在一个地方。 　6.座机电话最好是5平方米空间范围一部。 　7.办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。 第一节　办公环境管理 （三）办公室内布置的原则 1.利于沟通 2.协调、舒适 （1）连续性 （2）协同性 （3）有序性 （4）和谐性 3.便于监督 （1）内部监督 （2）双向与多维监督 （3）内部纪律约束 第一节　办公环境管理 五、办公室的布局类型 （一）办公布局应考虑的主要因素 1.职工人数。 2.房屋面积。 3.机构的建制与办公空间的分类。 4.管理、经营的性质或内容。 5.部门之间的工作联系。 6.办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。 7.走廊、楼梯等公用区域符合安全需要。 （二）设计不同形式办公室的工作程序 分析业务特点对于办公条件的要求→设计平面图→选择办公家具，设施和装饰→采光、温度、湿度、通风、绿化。 （三）办公室布局类型 办公室的布局有开放式和封闭式。 第二节 通讯管理 第二节 通讯管理 一、接打电话? （一）接打电话的基本要求 1．普通规范的语言 2．礼貌热情的态度 3．清晰明朗的声音 4．适当的语速和音量 5．简明扼要的内容 6．迅速反应的动作 第二节 通讯管理 （二）接听与拨打电话