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大数据时代科技档案借用件、共用件关联的思考 摘要：在海量科技档案数据中如何找准信息，如何使 借用件、共用件关联有用的信息是科技档案工作者面临的一 个重要课题，本文对企业科技档案管理面临的困难进行了论 述和分析，提出有效解决遇到问题的一些建议，以期能为我 国各科研单位的科技档案管理提供参考。 关键词：科技档案；管理；关联；信息 1引言 当“互联网+”概念迅速走红，当“中国制造2025”正在推 动制造业的智能化升级，当大数据和云计算正在推动形成新 的消费理念、商业模式和产业形态，信息技术已经渗透到几 乎所有的领域。随着研究院数字档案馆的建成和运行，几年 来无论是传统载体的数字化，还是电子文件系统的建设，都 产生了大量的档案数字信息，过去科技档案借用件、共用件 的应用，无论在纸质档案或《档案管理系统》档案都无法实 现关联，过去的传统档案管理己不适应目前研宄院的档案信 息化建设要求。通过加强对数据管理与数据的标准化、优化 数据库性能，持续提高信息资源的传递和共享水平，从而做 好科技档案数字化管理中信息关联问题，加强档案信息化建 设，提高信息服务的自动化水平。 2科技档案 科技档案是指产品在研制、生产活动中形成的具有保 存价值的各种技术文件。科技档案材料主要是由本单位自己 编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其他 单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件材料，也都 视为科技档案材料。借用件、共用件是指从已定型产品中借 用的零、部、组件；共用件是指同一型号中共同使用的零、 部、组件。 近年来，我院档案主管部门非常重视档案信息化建设， 随着科技信息技术的应用和数字档案馆建设，产生的大量科 技电子文件形成一个巨大的档案数字资源。 3当前科技档案管理面临的困难 3.1快速而准确地找到所需的信息。如何在大量的科 技档案中快速而准确地找到所需的信息，是档案服务要解决 的首要问题。在大数据时代，科技档案数量急剧增长，在进 行档案查询时，往往需要的信息会被埋没在大量的不需要的 数据中，并且检索性能急剧下降，甚至无法响应，即：“找准 信息”。 3.2科技档案数字化管理中借用件、共用件信息关联 问题。档案凝结了企业在科研、生产及经营管理等活动中所 创造的全部成果，具有重要的参考价值和借鉴作用。尤其在 新产品的研制或产品的改进改型中，通过借鉴档案资料帮助 企业快速、准确地设计产品尤为重要，借用件、共用件、关 重件等使用非常常见。近年来，我院“档案管理”系统平台实 现了与协同工作平台、PDM、0A等主要业务系统的集成， 电子文件实现了实时在线归档和自动采集，加上馆藏档案的 数字化，档案数据量的激增，不可避免地会导致用户从大量 的档案中找到所需的消息并与之关联难度增大。目前在科技 档案借用件、共用件关联运用中，工作界面程序就多，耗时 过长，使用不方便。譬如某套科技图纸中有一张图纸是借用 件需要关联，数据不在同一库节点，根本做不到数据消息关 联，即使数据在同一库节点上，也需要在档案管理系统中进 入2次界面，有时还出现对所需的资料检索不到或死机现象， 最后还得逐条在成千的图纸中挑其中的这张图纸才能关联。 4大数据时代科技档案管理解决方案 为了解决在大量科技档案中“找准信息”和“借用件、共 用件信息关联”的问题，要做好以下工作。 4.1首先要全面收集和保存科技档案数据。只有全面 收集和保存科技档案数据，才有可能在科技档案数据库中找 到所需的信息。资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而 产生的各类电子档案，PDM、CAPP、0A等系统存储的各类 电子档案，档案信息网建设和维护信息。在企业档案信息化 建设过程中，如果我们具备保存海量数据的条件，首先要尽 可能多地收集和保存数据，做到全覆盖，不能因为数据量大， 处理复杂，保存代价高等一系列主客观原因，而放弃暂时对 科研生产无关的数据。档案工作其实是一项繁琐的工作，尤 其是科技令n案工作，我们永远不知道哪份科技档案哪一天 要用，对哪个人有用，不知道这些数据可能就是明天科研人 员需要关联的数据信息，因此，在科技发达到能够存储海量 数据的今天，我们理应全面收集和保存好科技档案数据，需 要保存的文件，确保得到及时收集、分类归档。对任何一份 科技档案都要做到宁可一直用不到，也不能出现科研人员用 到时不能方便找到的现象。 4.2加强对数据管理与数据的标准化。建立数据管理 规范标准，严格规定科技档案各类信息的著录格式、著录细 则。由于数据库存储和利用的特殊性，可能几年以前形成的 数据现在己经无法利用，或者数据不能有效地读取。例如： 受控文本的录入必须用半角格式，否则在全文批量挂接上传 时，因格式不匹配而无法挂接全文。因此，我们要规定受控 记录的范围、格式与填写要求，确保档案信息录入完整、准 确、规范，培养时时更新意识，要