电子文件归档与管理规范讲解.doc

PAGE PAGE 32 《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》（6号令）讲解 国家档案局科研所 邱晓威 1、背景 办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。 对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文件的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的 HYPERLINK 其他图/Dscf0046.jpg 国内、 HYPERLINK 其他图/DSCF1918.JPG 国外的多项研究有了多项成果。可以说，对于电子文件我们已经不再陌生，电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分 2、事例 缅典巴甘的3900个佛塔历经1000多年可根据档案恢复 原东德电子文件不能读取 1985年美国的李教授宣布：1949年“哈弗马克3” 1985年神户地震丢失部分电子文件 1998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据 1996年我国某部门OA系统中的电子邮件丢失 1996年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电子文件失去凭证作用 我国某银行每天将50万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年有100余件法庭要求原件 1997年美国GRS20规定可不保留电子文件，引发司法纠纷 3、电子文件涉及的领域 从 HYPERLINK 2004.5.13中央馆数字化/IMG_2815.JPG 中央到 HYPERLINK 其他图/IMG_8367.JPG 地方甚至 HYPERLINK 2004.5顺德室/Dscf0352.jpg 村镇 从 HYPERLINK 2004.5顺德室/Dscf0151.jpg 内部办公到电子政务的 HYPERLINK 其他图/IMG_8373.JPG 窗口服务 从 HYPERLINK 其他图/IMG_8383.JPG 单位运转到 HYPERLINK 其他图/DSCF0011.AVI 个人生活 从行政管理到经济建设 4、电子文件形式变化 HYPERLINK 其他图/人大学院合作(2004.2.13赵国俊).doc 文字 图形( HYPERLINK 其他图/FILE1.jpg 光栅、 HYPERLINK 其他图/矢量图例.doc 矢量、 HYPERLINK 其他图/用三维动态观察器观察图形.avi 三维、 HYPERLINK 其他图/图形更迭动画.gif 图形更迭动画、 HYPERLINK xyj.exe 矢量图动画) HYPERLINK Beethovens%20Symphony%20No.%209%20(Scherzo).wma 音频 HYPERLINK 其他图/Dscf0157.avi 视频 多种媒体（ HYPERLINK 档案网站/2004雅典奥运会_新浪奥运站_新浪网.htm 网页、人员表格示例） 人员登记表 姓名:邱菲 性别:女 出生年月:1977.8 相貌 （ HYPERLINK 其他图/qqff008aa.jpg 照片 ） 健康状况：（ HYPERLINK 其他图/DSCF0052.AVI 影像 ） 文化程度：大学本科 专长： HYPERLINK 其他图/main2a.jpg 软件制作 、 HYPERLINK 其他图/VAIOjjbbdd%20拷贝.jpg 电脑美工 简历：。。。。。。。。 5、定义 国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 6、电子文件定义及其包含的要素 数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、文件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性，能比较好的为档案工作者理解和接受，同时也有利于以此为依据指导工作。 7、电子文件的基本特征 对硬件和软件的依赖性。 非直读性。 信息与载体的相对分离性。 结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。 信息共享的便利性和安全维护的复杂性。 8、电子文件的产生和运行过程 发文的产生和运行过程一般为：起草文件→处室领导意见（修改）→报送部门领导签批（修改）→文秘部门、办公厅（室）登记、赋予发文号（文字或形式修改）→报主管领导审查→单位领导签发→文秘部门加电子印章下发文件→文件暂存→电子文件归档； 收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记→报办公厅（室）领导→批转有关部门或主管领导→有关部门提出处理意见→报主管领导→