集团会务管理制度.doc

会务管理制度（试行稿） 1、目的 规范会议管理，使公司经营活动中的各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量的进行。 制度文件的类别定义 集团会议管理制度：集团会议管理作业规则：是指强制性要求集团员工执行的，但会根据企业经营环境和策略变化，而适时进行调整优化的作业管理。 集团会议管理作业文本： 3、会议基本目标要求 会前会议召集人/主持人须明确会议议题，并做好会准备； 会中会议主持人须把握会议方向，控制会议质量，实现会议既定目标成果； 会后会议召集人/相关人须负责《会议纪要》的形成，并跟踪相关人员按《会议纪要》要求完成工作。 会议准备 .1 会议计划 所有的会议召开前都应有会议重要和大型会议应制定书面计划(或方案)会议计划原则上应包括以下内容会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费用预算等。 例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由会议召集人（或部门）临时通知。小型或非正式会议，以上内容可以简化，由会议召集人（或部门）决定。 《沿海绿色家园集团固定会议》是根据集团经营环境和策略目标制定的会议计划，定位为集团作业规则类的规定。 会议计划（或方案），由会议召集人/部门拟定后，报分管领导（年度会议报总裁和集团董事长，大型会议报集团分管会议管理的执行总裁）审批同意后执行。 会议通知 会议召开前会议召集人/部门应提前通知参会人员，以便做好参会准备。 会议通知有口头（直接或电话）和文字通知两种形式，小型或非正式会议可采用口头通知；重要和大型会议则应采用电子文本或纸质文本的书面通知（提倡用电子文本）；例行会议除第一次和有变动时通知外，以后可不再通知。 会议资料准备 会议所需要文件由召集人/部门拟制，并报相关领导审核同意。 会议会议召集部门或会务组发送或发放给会人员。 会议需会人员准备发言稿或提供相关文件的，应在会议通知时具体说明。 会议行政事务准备 会务筹备：在外地召开的集团重大会议，应成立会议筹备组，会议筹备组负责组织会务工作，并备齐会议所需会议用具；各地区公司/部门的会议，则由各公司/部门会议召集人，自行指定会务筹备人进行会前准备。 会议室管理：行政事务组负责对会议室的使用进行管理，并负责编写会议室使用规则。 行政事务组在接到会议室使用申请后，应对使用做合理调配，防止使用上出现重叠现象 。 会务服务：会议室的卫生、茶水供应由行政事务部负责并提供服务。 会议场地布置：包括音响效果、灯光效果、座位排列、幻灯片放映测试、广告调幅排放等，集团重大会议由会议筹备组/行政事务组负责，一般会议由会议召集部门/人负责安排。 会议接待事务：包括交通安排、住宿安排、用餐安排、参观安排、医疗准备等。集团重大会议由会议筹备组/行政事务组负责，一般会议由会议召集部门/人负责安排。 会议费用预算会议召集人负责组织对会议费用进行预算，年度会议费用进入总裁办费用预算其他会议费用按会议召集人/部门进入部门的预算各会议须严格将费用控制在预算内。 会间管理 会前检查 会议前，尤其是重要和大型会议，会议召集人和会务组必须对会议的各项准备工作进行全面检查包括所有参会人员是否都已通知会议的文件是否准备完毕会场内的布置是否合乎要求各种的会议设施会议用品是否准备齐备车辆是否落实会议录像、照相、新闻记者是否安排到位等，如发现问题，应立即补救措施。 会议签到 会议召集人/部门应准备好会议签到册，参会人员到会时应签到。 各地区应有专门的会议记录本对召开的会议进行签到和记录。 会议纪律 参会人员须遵守会议议程和会议主持人的指令参会人员不得迟到、早退、中途无故退席；因故不能参加会议，必须向会议召集人/主持人请假会议进行时，手机应振动状态，重要电话须接听，应到会议室外接听，严禁在会场内打电话会议期间尊重他人，不打断发言，不私下交谈。 会议组织 会议召集人/主持人，须按会议目的与议程，及时纠正会议中的偏题发挥。控制会议达成会议目标和成果对会议了充分准备及没有进行会议准备的参会者，主持人要及时作出评估，以培育集团的执行文化会议召集人/主持人，须提倡精短、简要到位的会议文化，控制会议时间，提高会议效率会议在进行问题研讨时，会议主持人引导会人员畅所欲言，形成开放、对立、统合的会议风气。 会议记录 参会人员应自带笔记本，并做好会议记录有外部客户的重要会议，会务组应为会者准备好记录本和笔重要和大型会议，会议召集人/主持人应指定专人好会议记录；若会议分组讨论，还应安排各组讨论会议记录要求字迹清晰、内容完整，对会议的意见、结论或决定事项，必须准确、详细地记录。 会议发言 会议指定的发言人，应提前做好发言准备，需放幻灯片的演讲稿，应提前交与会务组或会议秘书做放映准备会议发言