如何有效地组织会议.doc

如何有效地组织会议 ? 【本讲要点】 会议的必要性 会议的准备 会议的进行 会议的结束 在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎样的会议才算成功？ ◆在最短的时间内达到会议目的。 如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。 ? 会议的必要性 ? 什么情况下有必要开会 开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。 ◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。 ◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。 ◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。 ◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。 ◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。 ◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。 ? 什么情况下没必要开会 开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会： ◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。 ◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。 ◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。 ◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。 ? 会议的准备 ? 与会人选的确定 如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求： ◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者 ◆与会主题相关的专业人士能不能到场 ◆开会时提供特定咨询的人 ? 【案例】 如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加? 一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。 人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。 ? 准备会议的议程 写明会议开始时间和结束时间： ◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。 ◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。 ◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。 ? 【自检】 请填写会议议程表。 会议主题：_________________________________________________________ 会议日期：__________________________________会议地点：________________________ 开始时间：__________________________________结束时间：________________________ 会议议题： （一）_________________________________________________________（时间： ） （二）_________________________________________________________（时间： ） （三）_________________________________________________________（时间： ） （四）_________________________________________________________（时间： ） （五）_________________________________________________________（时间： ） （六）_________________________________________________________（时间： ） ?