办公室的管理.pptVIP

办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等. （3）安全管理重点 ＊ 防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。 ＊ 防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。 ＊ 防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。 相关知识 通常企业办公室中安全检查的方法是: 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查； 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直至解决； 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。 技能训练 下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患： 过度拥挤；打滑的地板； 家具或设备的突出的棱角； 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西； 转椅无法调节高度；电线拖曳太长； 未接地线的设备；电路负荷太大； 消防栓无法打开； 碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。 六、办公器械的使用 （1）文员使用的办公器械 （2）传真机的使用 （3）复印机的使用 （4）录音机的使用 （5）投影机的使用 第二章 文员实务 文员的工作顺序 文员管理时间、费用的方法 文员的工作方法 请示、报告 计划、总结 受意 传达 进言 变通、挡驾 分工、合作 一、文员的工作顺序 第一、确定文员工作的指导思想 先作计划—付诸实施—检查结果 第二、按照“优先顺序”处理工作 第一：…… 第二：…… 第三：…… 先计划，再执行！ 如何决定工作的优先顺序呢？ ——文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理. 第一阶段：以工作的重 要程度为标准分解工作. 第二阶段：以工作的紧 要程度为标准分解工作. 第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况,对于现 在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序. 请 示 A、是否应该做的事？ B、是否做或不做都无所谓的事？ C、是否不可以做的事？ 应该做的事， 集中精力做。 A、重要且紧急的事； B、紧急但不重要的事； C、重要但不紧的事； 有价值，但不紧急，也不重要； 二、文员管理时间、费用的方法 1、管理好文员自己的时间 ——成功管理好自己的时间 会使文员的工作更顺利、生 活更愉快！P29 2、文员要学会节约开支 ——文员要有主人翁意识， 仔细管理钱财和物品，学会 节约开支，避免浪费应成为 每一个文员都要追求的目标.P31 厉行节约! 时间就是生命,就是效益! 三、文员的工作方法 ⒈请示方法与报告方法 ⒉计划方法和总结方法 ⒊受意方法 ⒋传达方法 ⒌进言方法 ⒍变通方法和挡驾方法 ⒎分工方法和合作方法 良好的工作方法是一门艺术！ 1、请示方法与报告方法 请示：是指文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示， 或无权处理时，向上司请求批准。 ——上司必须答复或批复 请示的内容：必须是自己难以处理或无权处理的事。 请示的形式：口头、书面 请示应注意的问题：a请示要对口 b请示要单一 报告：是指文员向上司反映情况，提出建议，或应上司要求作出汇报。 ——上司不一定答复或批示 报告内容 a 定期工作情况报告 b 重大问题报告 c 合理化建议 d 应要求报告 报告方式 报告应注意的问题：要简明扼要条理清楚 2、计划方法和总结方法 计划方法： （1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。 （2）分清轻重缓急，决定工作顺序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。 总结方法： 总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。 3、受意方法 受意是文员接受和领会上司意图。